Cục Thuế vừa nhắc hai lần trong một tuần — và lần nào cũng dính đến giấy tờ
Ngày 14/9/2026, Cục Thuế công bố danh sách 10 trạng thái mã số thuế để người nộp thuế tự theo dõi tình trạng pháp lý của mình. Danh sách này được xây dựng theo Thông tư 90/2026 của Bộ Tài chính ban hành ngày 30/6/2026 về đăng ký thuế. Trong đó có hai trạng thái mà hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hay gặp nhất: trạng thái 04 — đang hoạt động nhưng thông tin đăng ký thuế chưa đầy đủ, và trạng thái 10 — mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân.
Bốn ngày sau, ngày 18/9/2026, Cục Thuế tiếp tục khuyến nghị: ngay sau khi được cấp mã số thuế, người nộp thuế nên kiểm tra ít nhất 5 thông tin — MST, tên, địa chỉ, số điện thoại và email — và chủ động điều chỉnh nếu thấy sai lệch. Thông tin này được đưa ra trong bối cảnh Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 cùng các văn bản hướng dẫn chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, đẩy mạnh quản lý thuế trên nền tảng số.
Cả hai thông báo trên đều do Cục Thuế phát đi và được An ninh tiền tệ — cơ quan ngôn luận của Hội Luật gia Việt Nam — đưa tin, với bản tin ngày 18/9/2026 tóm tắt khuyến nghị kiểm tra thông tin.
Tin tức thì đọc qua loa được. Cái khó nằm ở phần sau: khi cơ quan thuế yêu cầu bổ sung hồ sơ, bạn phải gom giấy tờ. Và giấy tờ thì không bao giờ nằm chung một chỗ.
Vì sao khâu "gom giấy tờ" mới là chỗ hay vấp
Thử hình dung một hộ kinh doanh bán hàng online đang ở trạng thái 04. Ảnh chụp CCCD nằm trong thư viện điện thoại, lẫn với ảnh con cái và ảnh món ăn. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh chụp từ năm ngoái, chụp vội nên hơi nghiêng. Hợp đồng thuê địa điểm thì nhận qua Zalo cách đây hai tháng — tin nhắn đã hết hạn tải. Tờ khai tải từ eTax nằm trong thư mục Downloads. Một tờ giấy xác nhận địa chỉ thì vẫn là bản cứng, đang nằm trong ngăn kéo.
Đến lúc cần nộp, hoặc cần gửi cho kế toán dịch vụ để họ nộp hộ, bạn mới tá hỏa: người ta cần một file, trong khi bạn đang cầm mười hai tấm ảnh rời và ba file PDF rải rác. Chưa kể Zalo và Gmail đều chặn đính kèm ở mức 25MB — một bộ hồ sơ toàn ảnh chụp rất dễ vượt ngưỡng này.
Bài này là quy trình mình dùng để gom toàn bộ giấy tờ thành đúng một file PDF, đúng thứ tự, gọn nhẹ, làm hoàn toàn trên trình duyệt — cả máy tính và điện thoại đều được.
Lưu ý trước khi bắt đầu: danh mục giấy tờ cụ thể mà cơ quan thuế yêu cầu được hiển thị trên eTax hoặc ghi trong thông báo gửi cho bạn. Bài này không thay thế danh mục đó — nó chỉ giúp bạn gom những giấy tờ ấy thành một file gọn gàng.
Bộ hồ sơ bổ sung thường gồm những nhóm nào?
Không phải trường hợp nào cũng giống nhau, nhưng thực tế hay xuất hiện bốn nhóm sau:
- Giấy tờ định danh: CCCD hai mặt của chủ hộ kinh doanh hoặc của cá nhân kinh doanh. Đây là nhóm quan trọng nhất, cũng là nhóm hay bị chụp mờ nhất.
- Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế: tải về từ eTax sau khi bạn điền xong trên hệ thống.
- Giấy tờ về địa điểm kinh doanh: giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, hợp đồng thuê địa điểm, hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ đang kê khai.
- Giấy tờ bổ trợ: văn bản ủy quyền nếu nhờ kế toán dịch vụ nộp hộ, hoặc giấy giải trình khi thông tin có thay đổi.
Điểm cần kiểm tra kỹ nhất là địa chỉ. Sau các đợt sắp xếp lại địa giới hành chính, địa chỉ ghi trên giấy tờ cũ rất dễ khác với địa chỉ hiện tại, trong khi "địa chỉ" lại nằm trong 5 thông tin Cục Thuế vừa nhắc phải kiểm tra.
6 bước gom toàn bộ thành đúng 1 file PDF
Bước 1: Gom về một chỗ và đánh số tên file trước khi chụp thêm
Tạo một thư mục trên máy tính hoặc Google Drive, đặt tên kiểu HoSoThue_2026. Kéo tất cả file PDF và ảnh chứng từ vào đó, rồi đổi tên theo thứ tự: 01_CCCD.pdf, 02_Tokhai.pdf, 03_GiayCNDKKD.pdf…
Việc đánh số ngay từ đầu giúp các bước sau gần như không phải chỉnh gì thêm. Bỏ qua bước này, đến lúc kéo thả sắp xếp bạn sẽ phải nhớ xem file nào là file nào — mất thời gian gấp ba.
Với CCCD, chụp đủ cả hai mặt, đặt phẳng trên mặt phẳng sáng, canh thẳng mép thẻ theo khung hình. Chụp xong hãy phóng to kiểm tra: số CCCD và ngày sinh phải đọc được rõ ràng. Nếu lỡ chụp ngược hay bị nghiêng, dùng Xoay PDF chỉnh lại trước khi ghép.
Bước 2: Chụp và gộp các giấy tờ giấy thành một file PDF
Đừng gửi từng tấm ảnh. Mở công cụ Ảnh sang PDF trên trình duyệt điện thoại, chọn tất cả ảnh chứng từ (công cụ nhận JPG, PNG và WebP), kéo thả để sắp xếp thứ tự ảnh, chọn kích thước trang A4 hoặc để tự động theo kích thước ảnh gốc, rồi nhấn Tạo PDF (N ảnh) — nút sẽ hiển thị đúng số ảnh bạn đã chọn.
Khi thấy thông báo Tạo PDF thành công!, nhấn Tải PDF xuống và lưu vào thư mục HoSoThue_2026. Toàn bộ quá trình diễn ra trên trình duyệt, ảnh không rời khỏi điện thoại của bạn.
Bước 3: Ghép các file PDF thành một hồ sơ duy nhất
Mở Ghép PDF, kéo thả tất cả file PDF vào khung tải lên. Danh sách file hiện ra kèm tên và dung lượng, giúp bạn kiểm tra đã đủ chưa.
Kéo thả để sắp xếp lại thứ tự, hoặc dùng nút mũi tên lên xuống bên cạnh từng file. Nhầm file thì nhấp biểu tượng xóa cạnh tên file để bỏ ra, không cần làm lại từ đầu. Sau đó nhấn Ghép file PDF — nút hiển thị đúng số file đã chọn, ví dụ Ghép 3 file PDF.
Khi thấy thông báo Ghép PDF thành công!, nhấn Tải file đã ghép. Việc ghép chỉ là nối các file với nhau nên chất lượng và nội dung giữ nguyên 100%.
💡 Mẹo: Nếu trong danh sách có file bị khóa mật khẩu, Ghép PDF sẽ không xử lý được. Hãy mở khóa file đó trước rồi thêm lại.
Bước 4: Chỉnh lại thứ tự trang nếu có trang bị lộn
Ghép xong mới phát hiện một vài trang nằm sai vị trí là chuyện rất thường gặp — nhất là khi bạn gộp ảnh chụp và tờ khai tải từ eTax vào cùng một file. Thay vì ghép lại từ đầu, dùng Sắp xếp trang PDF: kéo trang đến vị trí mong muốn, rồi nhấn Áp dụng và tải xuống. Thông báo Sắp xếp thành công! hiện ra là xong.
Bước 5: Đánh số trang để đối chiếu cho dễ
Với bộ hồ sơ dài trên 10 trang — kiểu có cả hợp đồng thuê địa điểm đính kèm — việc đánh số trang giúp người nhận đối chiếu nhanh hơn rất nhiều, và bạn cũng dễ phát hiện thiếu trang trước khi gửi.
Mở công cụ Thêm số trang tại /them-so-trang-pdf, chọn Vị trí (đầu trang hoặc cuối trang), căn lề trái, giữa hay phải, chọn Định dạng số trang, Kiểu chữ và Màu sắc cho đồng bộ với tờ khai. Nhấn Xem trước để kiểm tra số trang có bị đè lên chữ không. Khi thấy thông báo Đánh số trang thành công!, nhấn Tải file đã đánh số.
Bước 6: Nén gọn trước khi gửi, khóa mật khẩu nếu gửi qua Zalo hoặc email
Bộ hồ sơ toàn ảnh chụp thường nặng. Mở Nén PDF, ở phần Chọn mức nén bạn có ba lựa chọn: Nhẹ (chất lượng gần như bản gốc), Trung bình (cân bằng) và Mạnh (nhỏ nhất). Với hồ sơ có số liệu cần đọc rõ, mình thường chọn Nhẹ hoặc Trung bình rồi xem lại dung lượng trước và sau mà công cụ hiển thị sẵn. Khi thấy thông báo Nén PDF thành công!, nhấn Tải file đã nén.
Nếu bạn gửi bộ hồ sơ này cho kế toán qua Zalo hoặc email, hãy đặt mật khẩu trước: dùng Khóa PDF, nhập mật khẩu, và ở phần Quyền hạn file PDF bạn có thể chọn cho phép in, cho phép sao chép văn bản hay chỉ cho phép chỉnh sửa nội dung. Thông báo Mã hóa thành công! hiện ra thì nhấn Tải file đã mã hóa. Nhớ gửi mật khẩu qua một kênh khác, đừng dán ngay vào tin nhắn Zalo.
Bước cuối cùng, đừng quên đổi tên file thành dạng 2026-09_HoSoBoSung_MST_<số>.pdf. Vài tháng sau cần quyết toán thuế thu nhập cá nhân hoặc phải bổ sung thêm lần nữa, bạn chỉ cần tìm theo tên là ra.
Những lỗi khiến hồ sơ bị trả lại
- Ảnh CCCD mờ hoặc thiếu mặt sau: đây là lý do bị trả lại nhiều nhất. Chụp xong phải phóng to kiểm tra.
- Gửi một album ảnh thay vì một file: người nhận không có thời gian tự sắp xếp lại.
- Địa chỉ không khớp: đối chiếu đúng 5 thông tin Cục Thuế vừa nhắc — MST, tên, địa chỉ, số điện thoại, email — trước khi bấm gửi.
- Che nhầm thông tin: che thông tin chỉ dùng với những ô không liên quan đến hồ sơ này. MST, họ tên, số CCCD, địa chỉ phải để nguyên, đọc được.
- Quên mật khẩu file đã khóa: file bị khóa sẽ không ghép được, cũng không nén được. Nếu bạn nhận được file khóa từ phía đối tác, hãy mở khóa trước khi đưa vào quy trình.
Câu hỏi thường gặp
Mã số thuế trạng thái 04 là gì, có bị xử phạt không?
Theo thông tin Cục Thuế công bố ngày 14/9/2026, trạng thái 04 áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động nhưng thông tin đăng ký thuế chưa hoàn thiện; người nộp thuế cần bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan thuế để được cấp mã số thuế đầy đủ thông tin. Nói ngắn gọn: mã số thuế vẫn đang hoạt động, nhưng còn giấy tờ phải nộp thêm. Danh mục giấy tờ cụ thể xem trên eTax hoặc trong thông báo của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Trạng thái 10 khác gì trạng thái 04?
Trạng thái 10 nghĩa là mã số thuế chưa được đồng bộ với số định danh cá nhân. Khi gặp trạng thái này, bạn cần kiểm tra thông tin trên ứng dụng VNeID hoặc trên hệ thống của cơ quan thuế để cập nhật số CCCD, số định danh cá nhân theo quy định. Khác với trạng thái 04 (thiếu thông tin đăng ký thuế nói chung), trạng thái 10 xoay quanh đúng một việc: đồng bộ định danh.
Chỉ có điện thoại thì làm được không?
Được. Toàn bộ sáu bước trên chạy trên trình duyệt, không cần cài phần mềm, không cần đăng ký tài khoản, và file không rời khỏi thiết bị của bạn. Chụp ảnh bằng camera, chuyển sang PDF bằng Ảnh sang PDF, ghép bằng Ghép PDF — làm trên màn hình điện thoại vẫn thao tác được, chỉ cần chịu khó đặt tên file gọn gàng vì màn hình nhỏ.
Bao lâu thì nên kiểm tra lại thông tin đăng ký thuế một lần?
Cơ quan thuế khuyến nghị người nộp thuế thường xuyên tra cứu và theo dõi thông tin đăng ký thuế để bảo đảm các giao dịch được thông suốt. Thực tế, cứ khi có thay đổi về tên, địa chỉ, địa điểm kinh doanh, số điện thoại hay email thì nên cập nhật ngay, tránh để tình trạng "đã chuyển đi nhưng chưa cập nhật".
Kết luận
Hai thông báo của Cục Thuế trong tháng 9/2026 đều nhắc cùng một việc: thông tin đăng ký thuế phải đúng và đủ. Phần việc đó bạn làm trên eTax hoặc tại cơ quan thuế — nhưng phần hồ sơ đi kèm thì nằm trong tay bạn, và nó thường là thứ làm chậm cả quá trình.
Gom một lần theo đúng thứ tự: chụp giấy tờ giấy bằng Ảnh sang PDF, nối các file bằng Ghép PDF, chỉnh thứ tự trang nếu lộn, đánh số trang để dễ đối chiếu, nén gọn trước khi gửi, và khóa mật khẩu khi hồ sơ có giấy tờ định danh. Làm xong một lần, những lần bổ sung sau bạn chỉ cần thay đúng một trang.
Bắt đầu ngay tại chuyenpdf.vn/ghep-pdf — xử lý trên trình duyệt, file không rời máy của bạn.