--- title: "Hồ sơ giấy phép lao động cho người nước ngoài: bộ file PDF nộp gọn trước 5/12/2026" description: "Nghị định 393/2026/NĐ-CP hiệu lực 5/12/2026: hồ sơ cấp giấy phép lao động cần ảnh 4x6, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe. Cách gom 1 file PDF nộp đúng." slug: /blog/ho-so-giay-phep-lao-dong-nguoi-nuoc-ngoai-pdf date: 2026-10-22T16:03:14.000Z author: "Đội ngũ biên tập CHUYENPDF.VN" --- # Hồ sơ giấy phép lao động cho người nước ngoài: bộ file PDF nộp gọn trước 5/12/2026 ## Nghị định 393/2026/NĐ-CP đổi cách nộp hồ sơ giấy phép lao động từ ngày 5/12/2026 Từ ngày 5/12/2026, hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài được xét theo Nghị định 393/2026/NĐ-CP, trong đó nhiều loại giấy tờ được chấp nhận ở dạng **bản sao chứng thực điện tử** và **file ảnh** thay vì bản giấy. Nghị định do Chính phủ ban hành ngày 20/10/2026, gồm 5 chương 37 điều và 4 phụ lục, thay thế Nghị định 219/2025/NĐ-CP khi có hiệu lực (toàn văn đăng trên [LuatVietnam](https://luatvietnam.vn/lao-dong/nghi-dinh-393-2026-nd-cp-quy-dinh-ve-lao-dong-nuoc-ngoai-tai-viet-nam-452099-d1.html)). Với người làm nhân sự, thay đổi này chỉ nhẹ nhõm khi bộ hồ sơ được dựng đúng ngay từ đầu. Thực tế hồ sơ thường nằm rải rác: ảnh 4x6 chuyên gia tự chụp gửi qua Zalo, giấy khám sức khỏe bản scan trong email, hộ chiếu là bản photo công ty giữ, phiếu lý lịch tư pháp có khi là bản giấy đã dịch và chứng thực. Đến hạn nộp, việc gom tất cả thành **một bộ hồ sơ điện tử** đúng thứ tự và đúng dung lượng để tải lên Cổng dịch vụ công lại là phần mất thời gian nhất. Bài này là quy trình dựng bộ hồ sơ đó bằng file PDF, làm trên trình duyệt, không cần cài phần mềm. ## Nghị định mới thay đổi điều gì trong bộ giấy tờ? Nghị định 393/2026/NĐ-CP gom toàn bộ trình tự cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động vào một văn bản, kèm 4 phụ lục biểu mẫu. Ba điểm ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn đóng gói hồ sơ: - **Thời hạn nộp**: trước ít nhất 10 ngày làm việc nhưng không quá 60 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc (Điều 23). Cơ quan có thẩm quyền xử lý trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. - **Thời hạn giấy phép**: không quá 2 năm, gia hạn một lần với thời hạn tối đa cũng 2 năm (Điều 22 và Điều 30). - **Giấy tờ nước ngoài**: phải hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn) và **dịch ra tiếng Việt, có chứng thực** (Điều 6). Hộ chiếu là ngoại lệ không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Ở chiều ngược lại, hồ sơ nới hơn cho phần ảnh và bản sao: Điều 19 chấp nhận **02 ảnh màu hoặc file ảnh** kích thước 4 cm x 6 cm, và chấp nhận **bản sao chứng thực điện tử** cho giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp hay giấy tờ chứng minh vị trí công việc. Đây chính là phần mà một bộ PDF gọn gàng xử lý tốt hơn một xấp giấy photo. > Đang cần chuẩn bị cả hợp đồng lao động điện tử cho nhân sự trong nước? Quy trình tương tự có trong bài [Chuẩn bị file PDF cho hợp đồng lao động điện tử](https://chuyenpdf.vn/blog/chuan-bi-file-pdf-hop-dong-lao-dong-dien-tu). ## Ai cần dựng lại bộ hồ sơ ngay trong đợt này? Ba nhóm doanh nghiệp cần dựng lại hồ sơ ngay. Thứ nhất, giấy phép lao động còn hiệu lực nhưng sắp tới hạn gia hạn trong quý IV/2026 — hồ sơ gia hạn cũng phải nộp trước ít nhất 10 ngày làm việc. Thứ hai, doanh nghiệp đón người lao động mới từ sau ngày 5/12/2026, tức hồ sơ sẽ được xét theo quy định mới. Thứ ba, các trường hợp thuộc diện **không phải cấp giấy phép lao động** (18 nhóm được nêu trong [VnEconomy](https://vneconomy.vn/18-truong-hop-lao-dong-nuoc-ngoai-duoc-mien-giay-phep-lao-dong-tai-viet-nam.htm), ví dụ thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng, người kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam) vẫn cần **giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động** — bộ hồ sơ này cũng cần ảnh 4x6 và bản sao hộ chiếu. Một lưu ý về chuyển tiếp: giấy phép và giấy xác nhận đã cấp theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP vẫn dùng đến khi hết thời hạn (Điều 35), nên không phải làm lại từ đầu — chỉ cần chuẩn bị đúng bộ hồ sơ cho lần gia hạn hoặc cấp mới kế tiếp. ## Bộ hồ sơ cấp giấy phép lao động gồm những gì? Danh mục dưới đây lấy theo Điều 19 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, xếp theo thứ tự nên có trong một file PDF duy nhất — cũng là thứ tự người xét hồ sơ đọc: định danh trước, chứng minh năng lực sau. 1. Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03 Phụ lục I). 2. Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền cấp. 3. Bản sao trang nhân thân hộ chiếu còn thời hạn. 4. Phiếu lý lịch tư pháp (bản chính, bản sao chứng thực, hoặc phiếu lý lịch tư pháp điện tử). 5. 02 ảnh màu 4x6, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần (trừ lý do tôn giáo), không đeo kính — hoặc **file ảnh** thay thế. 6. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc: văn bản cử người của người sử dụng lao động nước ngoài, hợp đồng cung cấp dịch vụ, hoặc văn bản của nhà cung cấp dịch vụ. 7. Giấy tờ chứng minh người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật (điều lệ công ty, văn bản bổ nhiệm, bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm làm việc…). Nếu hồ sơ có giấy tờ tiếng nước ngoài, tách riêng một nhóm: bản gốc, bản dịch tiếng Việt và bản chứng thực. Khi ghép file, mỗi giấy tờ nên đi theo cụm "bản gốc — bản dịch — chứng thực" để người đọc không phải lật ngược tài liệu. ## Cách dựng bộ hồ sơ thành một file PDF Bộ hồ sơ hoàn chỉnh là một file duy nhất, trang đúng thứ tự, dung lượng vừa phải và không còn thông tin ẩn. Quy trình dưới đây làm được trên cả máy tính lẫn điện thoại. ### Bước 1: Đưa ảnh 4x6 và giấy tờ chụp tay về PDF Ảnh phải thành PDF trước khi ghép, vì công cụ ghép chỉ nhận file PDF. Mở [Ảnh sang PDF](https://chuyenpdf.vn/anh-sang-pdf), kéo ảnh vào, chọn ở mục **Kích thước trang**: `A4` (210 x 297 mm) nếu hồ sơ in ra, hoặc `Tự động` (theo kích thước ảnh) nếu chỉ nộp điện tử. Ở mục **Chất lượng**, mức `Cao` giữ chi tiết cho ảnh chân dung và dấu giáp lai; mức `Thấp` chỉ nên dùng cho ảnh chụp biên lai. Khi xong, màn hình hiện **Tạo PDF thành công!** kèm dung lượng file, bấm **Tải PDF xuống**. Với ảnh 4x6, kiểm tra đúng ba điều kiện trong nghị định trước khi tạo file: nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính. Ảnh chụp lại từ ảnh giấy thường lệch màu và mất chi tiết — nếu ảnh gốc mờ, chụp lại bằng điện thoại dưới ánh sáng ban ngày thay vì nâng chất lượng bằng bộ lọc. ### Bước 2: Ghép các nhóm giấy tờ theo đúng thứ tự danh mục Mở [Ghép PDF](https://chuyenpdf.vn/ghep-pdf) và kéo các file vừa tạo vào vùng **Kéo thả file PDF vào đây để ghép**. Kéo thả lại từng file để thứ tự trùng danh mục 1–7 ở trên; file nào đứng trước trong danh sách thì trang của nó đứng trước trong PDF kết quả. Nếu thêm nhầm, bấm biểu tượng **Xóa file** bên cạnh tên file là file đó rời khỏi danh sách, các file còn lại giữ nguyên thứ tự. Ghép xong, bấm **Tải file đã ghép**. Mẹo nhỏ: đặt tên file theo số thứ tự (`01_van-ban-cv.pdf`, `02_kham-suc-khoe.pdf`, `03_ho-chieu.pdf`…). Khi kéo thả chỉ cần nhìn số là biết thứ tự. ### Bước 3: Đánh số trang để người xét hồ sơ đối chiếu Hồ sơ dài 30–60 trang mà không có số trang thì mọi trao đổi qua điện thoại với chuyên gia đều thành "cái tờ ở giữa ấy". Mở [Đánh số trang PDF](https://chuyenpdf.vn/them-so-trang-pdf), chọn **Vị trí** (đầu trang hoặc cuối trang) và **Định dạng số trang**, xem trước rồi xác nhận. Khi thấy **Đánh số trang thành công!**, bấm **Tải file đã đánh số**. ### Bước 4: Xóa metadata trước khi gửi ra ngoài File PDF mang theo tên máy tính, tên người tạo và phần mềm đã dùng — với hồ sơ nhân sự, đây là thông tin không cần thiết và đôi khi là chi tiết nội bộ. Mở [Xóa metadata PDF](https://chuyenpdf.vn/xoa-metadata-pdf); công cụ liệt kê **Thông tin ẩn hiện có trong file** trước khi xóa. Bấm xác nhận, chờ **Xóa metadata thành công!** rồi tải file về. ### Bước 5: Nén cho vừa cổng nộp và khóa trước khi gửi Hồ sơ scan màu ở mức 300 dpi rất dễ vượt vài chục MB, trong khi cổng dịch vụ công và hộp thư đối tác thường chỉ nhận file nhẹ hơn. Mở [Nén PDF](https://chuyenpdf.vn/nen-pdf); ở mục **Chọn mức nén** có ba lựa chọn: `Nhẹ` (chất lượng cao), `Trung bình` (cân bằng tốt), `Mạnh` (kích thước nhỏ nhất). Nếu file là bản scan, công cụ báo **PDF này là bản scan, nén sẽ xử lý theo hình ảnh** — khi đó nên bắt đầu từ mức `Trung bình`, mở file kết quả kiểm tra chữ ký và dấu trước khi chấp nhận. Xong bước này, bấm **Tải file đã nén**. Cuối cùng, nếu phải gửi bộ hồ sơ qua email hoặc Zalo cho chuyên gia ký bổ sung, hãy [khóa file bằng mật khẩu](https://chuyenpdf.vn/khoa-pdf) và gửi mật khẩu qua kênh khác. Công cụ cho tùy chọn **Cho phép in file PDF**, **Cho phép chỉnh sửa nội dung**, **Cho phép sao chép văn bản** — với hồ sơ chỉ để đọc, nên tắt cả ba. ## Ba lỗi khiến hồ sơ PDF bị trả lại Lỗi thứ nhất là **ảnh 4x6 không đúng chuẩn**. Nghị định ghi rõ 4 cm x 6 cm, nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính; ảnh chụp bằng điện thoại rồi cắt theo tỷ lệ ước lượng thường lệch khung hoặc sai phông nền. Lỗi thứ hai là **bản dịch không đi kèm bản chứng thực** — Điều 6 yêu cầu giấy tờ nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực, nên trong file phải thấy cả cụm bản gốc, bản dịch và dấu chứng thực, không chỉ mỗi bản dịch. Lỗi thứ ba là **file quá nặng hoặc quá mờ**: nén quá tay làm mất chữ ký, dấu giáp lai, ảnh chân dung vỡ hạt, khiến hồ sơ phải bổ sung. Cách phòng là kiểm tra theo đúng thứ tự: mở file PDF kết quả, phóng to ảnh 4x6 và dấu chứng thực ở mức 200%, đếm xem đủ 7 nhóm giấy tờ theo Điều 19 chưa, rồi mới bấm nộp. ## Câu hỏi thường gặp ### Hồ sơ giấy phép lao động nộp trực tuyến có phải nộp kèm bản giấy không? Theo Điều 23 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính, qua đơn vị dịch vụ hoặc trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Khi nộp trực tuyến, bạn tải lên bộ file điện tử; bản giấy chỉ xuất trình khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu đối chiếu. ### Ảnh 4x6 nộp dạng file ảnh hay file PDF thì đúng? Cả hai đều được. Điều 19 ghi "02 ảnh màu hoặc file ảnh", nên có thể nộp ảnh JPG/PNG riêng, hoặc gộp ảnh vào chính bộ PDF để mọi thứ nằm trong một file. Cách thứ hai gọn hơn khi hồ sơ đã dài vài chục trang. ### File PDF hồ sơ nặng bao nhiêu thì nộp được? Không có con số chung cho mọi cổng, vì giới hạn do từng hệ thống quy định. Kinh nghiệm thực tế là giữ bộ hồ sơ dưới khoảng 20–25 MB để không bị chặn khi gửi qua email hoặc Zalo, và luôn thử tải lên sớm một lần trước hạn để biết cổng nhận mức nào. ### Bản sao chứng thực điện tử có phải scan lại bản giấy không? Không cần, nếu giấy tờ đã có bản sao chứng thực điện tử thì dùng luôn bản đó. Nghị định chấp nhận "bản sao chứng thực điện tử" cho giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp và giấy tờ chứng minh vị trí công việc — chỉ cần đưa file đó vào đúng vị trí trong bộ PDF. ### Hồ sơ của chuyên gia đã có giấy phép còn hiệu lực thì làm gì? Giấy phép đã cấp theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP vẫn dùng đến khi hết thời hạn (Điều 35), nên chỉ cần chuẩn bị hồ sơ cho lần gia hạn kế tiếp. Nhớ mốc thời gian: nộp trước ít nhất 10 ngày làm việc và không quá 60 ngày trước ngày dự kiến làm việc. ## Kết luận Nghị định 393/2026/NĐ-CP không làm hồ sơ dài thêm, nhưng siết phần giấy tờ nước ngoài và mở đường cho bản sao điện tử — nghĩa là chất lượng bộ file bạn dựng càng quan trọng. Dựng một lần đúng thứ tự, đánh số trang, xóa metadata, nén vừa phải, và bạn tái dùng được bộ khung đó cho mọi lần gia hạn sau. Bắt đầu từ bước dễ nhất: mở [Ảnh sang PDF](https://chuyenpdf.vn/anh-sang-pdf) để đưa ảnh 4x6 và giấy tờ chụp tay về PDF, rồi [Ghép PDF](https://chuyenpdf.vn/ghep-pdf) thành một bộ hoàn chỉnh — xử lý ngay trên trình duyệt, file không rời máy của bạn. --- *Bài viết tham khảo toàn văn Nghị định 393/2026/NĐ-CP (ban hành ngày 20/10/2026, hiệu lực từ 05/12/2026) đăng trên [LuatVietnam](https://luatvietnam.vn/tin-van-ban-moi/da-co-nghi-dinh-393-2026-nd-cp-quy-dinh-ve-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-lam-viec-tai-viet-nam-186-114267-article.html), bản có dấu đỏ tại [đây](https://static3.luatvietnam.vn/uploaded/others/2026/10/22/nghi-dinh-393-2026-nd-cp-095832.pdf), và bài tổng hợp 18 nhóm không thuộc diện cấp giấy phép lao động trên [VnEconomy](https://vneconomy.vn/18-truong-hop-lao-dong-nuoc-ngoai-duoc-mien-giay-phep-lao-dong-tai-viet-nam.htm). Nội dung chỉ hướng dẫn thao tác với file; thẩm quyền và yêu cầu cụ thể của từng địa phương do cơ quan tiếp nhận quyết định.* ## Liên kết gốc - [Xem bài viết](https://chuyenpdf.vn/blog/ho-so-giay-phep-lao-dong-nguoi-nuoc-ngoai-pdf)