Khai báo tạm trú: việc của chủ nhà, không phải việc của khách thuê
Chủ căn hộ cho người nước ngoài thuê thường nghĩ khách tự lo giấy tờ. Nhưng theo quy định hiện hành, người khai báo tạm trú là chủ sở hữu cơ sở lưu trú, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền — không phải khách.
Cổng Thông tin điện tử Bộ Công an ngày 23/10/2026 đăng bài hướng dẫn về việc này, nêu rõ Thông tư số 87/2026/TT-BCA (ban hành ngày 09/6/2026) quy định cách thức khai báo, tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài tại Việt Nam. Quy định áp dụng cho mọi loại hình lưu trú có người nước ngoài ngủ qua đêm: từ khách sạn, nhà nghỉ đến nhà riêng, căn hộ cho thuê. Bạn đọc bài gốc tại Cổng TTĐT Bộ Công an.
Điểm dễ sai nhất nằm ở khâu trung gian. Nhiều chủ nhà giao căn hộ cho đơn vị quản lý vận hành hoặc môi giới, rồi mặc định bên kia đã khai. Khi không ai khai, cả hai bên cùng vi phạm. Vì vậy bài báo của Bộ Công an khuyến nghị ghi rõ người thực hiện khai báo trong hợp đồng cho thuê, hợp đồng quản lý vận hành hoặc văn bản ủy quyền.
Khai báo thực hiện trực tuyến trên Hệ thống khai báo tạm trú điện tử của Bộ Công an tại tbltkbtt.bocongan.gov.vn, thông tin do Công an cấp xã tiếp nhận 24 giờ mỗi ngày, 7 ngày mỗi tuần. Khâu chuẩn bị giấy tờ dạng file lại là phần tốn thời gian nhất — và là phần bạn có thể làm gọn bằng điện thoại trước khi mở máy tính.
💡 Bạn cần chuẩn bị file trước, đừng chờ đến lúc vào hệ thống mới loay hoay chụp ảnh. Làm bộ file một lần, dùng lại cho nhiều lượt khách.
Bộ giấy tờ nên có sẵn trong một thư mục
Danh sách dưới đây gom theo đúng thứ tự bạn sẽ phải nhập hoặc đính kèm khi khai báo. Mỗi cơ sở có thể yêu cầu khác nhau đôi chút, nên hãy xem đây là mức tối thiểu và bổ sung theo hướng dẫn của Công an cấp xã nơi bạn đặt căn hộ.
- Hộ chiếu của khách: trang thông tin cá nhân và trang có dấu nhập cảnh gần nhất, kèm thị thực hoặc giấy tờ chứng minh tư cách cư trú nếu có. Đây là giấy tờ bắt buộc phải kiểm tra trước khi đồng ý cho khách tạm trú.
- Hợp đồng thuê nhà hoặc hợp đồng quản lý vận hành, bản đã ký.
- Văn bản ủy quyền khai báo, nếu bạn không trực tiếp làm.
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền cho thuê của bạn.
- Ảnh chụp mặt ngoài căn hộ và biển số phòng, nếu nơi nhận yêu cầu xác minh địa điểm.
Một mẹo nhỏ: đặt tất cả vào một thư mục riêng trong điện thoại, tên thư mục theo địa chỉ căn hộ. Lần sau có khách mới bạn chỉ thay đúng ba tệp của khách, không phải làm lại từ đầu.
Bước 1: Chụp hộ chiếu đúng trang, đủ ánh sáng
Hộ chiếu có nhiều trang, nhưng chỉ vài trang cần cho khai báo tạm trú. Bạn chụp trang có ảnh và thông tin cá nhân, trang có dấu kiểm soát nhập cảnh, và trang thị thực nếu khách dùng thị thực rời. Không cần chụp toàn bộ cuốn.
Ba lỗi khiến ảnh bị trả lại:
- Chụp nghiêng, mép hộ chiếu bị cắt mất số hộ chiếu.
- Ánh sáng vàng từ đèn phòng khách làm nền hộ chiếu xanh ngả màu, khó đọc họ tên.
- Chụp trên mặt bàn kính, ảnh có bóng ngược của đèn trần.
Cách làm nhanh: đặt hộ chiếu trên mặt bàn gỗ hoặc tờ giấy trắng, mở đèn phòng, chụp thẳng từ trên xuống, mỗi trang một ảnh. Giữ nguyên để chuyển sang bước tiếp theo. Nếu bạn đã quen cách chụp giấy tờ cho hồ sơ trực tuyến, các nguyên tắc tương tự đã được tổng hợp trong bài Chụp giấy tờ làm hộ chiếu online thành PDF rõ nét.
Bước 2: Tạo file PDF từ ảnh ngay trên điện thoại
Hệ thống trực tuyến thường nhận file PDF ổn định hơn ảnh rời, và bạn cũng dễ kiểm tra thứ tự trang hơn. Trang Ảnh sang PDF của chuyenpdf.vn làm đúng việc này: khu vực tải lên ghi "Chụp hoặc chọn ảnh để gộp thành PDF", sau khi chọn ảnh bạn bấm nút "Tạo PDF" kèm số ảnh đang có, ví dụ "Tạo PDF (3 ảnh)".
Hai thiết lập nên để ý trong mục "Cài đặt PDF":
- Kích thước trang: chọn A4 (210 x 297 mm) cho giấy tờ hành chính. Chế độ "Tự động" giữ đúng khung ảnh gốc, phù hợp khi bạn chỉ cần đọc lại nội dung.
- Chất lượng: chọn Cao nếu là hộ chiếu, vì số hộ chiếu và họ tên phải đọc rõ. Chọn Thấp khi file đã quá nặng và chỉ cần lưu tham chiếu.
Xong bước này bạn có một file PDF gồm các trang hộ chiếu theo đúng thứ tự ảnh đã chọn. Nếu lỡ chọn sai thứ tự, dùng các nút mũi tên để đổi vị trí ảnh trước khi tạo.
Bước 3: Cách che thông tin trên file PDF trước khi gửi qua Zalo
Bộ hồ sơ này thường được gửi qua Zalo cho người được ủy quyền hoặc cho đơn vị quản lý, và ảnh giấy tờ một khi đã gửi thì không thu hồi được. Hộ chiếu chứa nhiều thông tin mà khai báo tạm trú không cần đến. Bạn nên che các trường không liên quan thay vì gửi nguyên trang.
Trang Che thông tin PDF cho phép kéo chuột trên bản xem trước để chọn vùng cần che, đúng như dòng hướng dẫn trên giao diện: "Kéo chuột trên bản xem trước để chọn vùng cần che." Khi xử lý xong, nút tải hiện là "Tải file đã che thông tin". Có một điểm cần hiểu đúng: che bằng ô đen chỉ an toàn khi thao tác thật sự xóa nội dung bên dưới, không phải phủ một lớp mờ lên ảnh. Bài Che thông tin nhạy cảm trong PDF giải thích rõ khác biệt này và cách kiểm tra lại.
Với hộ chiếu, những vùng thường nên che gồm số hộ chiếu in ở mép dưới nếu nơi nhận chỉ cần họ tên, và các dấu cũ của lần nhập cảnh trước. Ngược lại, đừng che ảnh chân dung, họ tên, ngày sinh, quốc tịch và dấu nhập cảnh gần nhất, vì đó chính là phần cơ quan tiếp nhận cần đối chiếu.
Nếu trước đây bạn đã từng gửi ảnh căn cước hay hộ chiếu qua Zalo mà không che, bài Che thông tin trong file PDF trước khi gửi Zalo có checklist ngắn để rà lại.
Bước 4: Ghép thành một bộ và nén lại cho nhẹ
Hai file riêng lẻ dễ bị thất lạc khi gửi qua nhiều kênh. Ghép tất cả thành một file duy nhất giúp người nhận mở đúng thứ tự trang và giúp bạn lưu trữ gọn hơn.
Trên trang Ghép PDF, khu vực tải lên ghi "Kéo thả file PDF vào đây để ghép" hoặc "hoặc nhấn để chọn nhiều file PDF cần gộp". Sau khi tải lên, mỗi file có ba nút điều khiển với nhãn "Di chuyển lên", "Di chuyển xuống" và "Xóa file" — dùng đúng ba nút này để xếp thứ tự trước khi ghép. File kết quả tải về bằng nút "Tải file đã ghép".
Thứ tự nên xếp theo logic hồ sơ: hợp đồng thuê nhà, giấy tờ chứng minh quyền cho thuê, văn bản ủy quyền, rồi mới đến hộ chiếu của khách. Người tiếp nhận đọc từ trên xuống sẽ hiểu ngay ai đang khai báo cho ai.
Bộ file sau khi ghép thường nặng hơn bạn nghĩ, vì ảnh hộ chiếu độ phân giải cao. Nếu cần gửi qua Zalo hoặc email cho người được ủy quyền, hãy nén lại. Trang Nén PDF có ba mức: "Nhẹ" với mô tả "Chất lượng cao", "Trung bình" là "Cân bằng tốt", "Mạnh" cho "Kích thước nhỏ nhất". Với hộ chiếu, mức Nhẹ hoặc Trung bình là đủ; nén Mạnh có thể làm nhòe dấu nhập cảnh. Bạn có thể đọc thêm cách chọn mức nén trong bài Nén file PDF gửi email.
💡 Nếu hệ thống báo file quá lớn trong lúc tải lên, hãy tách bộ hồ sơ thành hai file: một file hợp đồng và giấy ủy quyền, một file hộ chiếu. Cách này dễ hơn là nén mạnh đến mức mất chi tiết. Hướng dẫn cắt theo trang có trong bài Tách PDF.
Bước 5: Đặt tên file và lưu một bản dự phòng
Một file tên là "scan_2026.pdf" sẽ không giúp bạn tìm lại sau sáu tháng. Hãy đặt tên theo cấu trúc cố định, ví dụ: KhaiBaoTamTru_CanHoB12-304_HopDong_HoChieu_2026-10.pdf. Tên có địa chỉ căn hộ và loại giấy tờ giúp bạn tra cứu nhanh khi cần đối chiếu với lần khai báo trước.
Lưu một bản trong thư mục riêng trên điện thoại, một bản trên dịch vụ đám mây cá nhân. Với giấy tờ có thông tin cá nhân của người khác, chỉ nên chia sẻ đường dẫn cho đúng người được ủy quyền, không đăng trong nhóm chat đông người.
Một chi tiết nhiều chủ nhà bỏ qua: chính file PDF cũng mang theo thông tin ẩn như tên thiết bị, phần mềm tạo file, thời điểm tạo. Nếu bạn gửi bộ hồ sơ cho đối tác hoặc đăng trên nền tảng cho thuê, bài Xóa metadata PDF hướng dẫn cách dọn sạch các trường này trước khi gửi. Với hồ sơ nội bộ gửi cơ quan tiếp nhận thì không bắt buộc, nhưng dọn sạch luôn là thói quen tốt.
Việc cuối cùng là kiểm tra ai sẽ bấm gửi. Nếu bạn ủy quyền, hãy ghi rõ trong hợp đồng hoặc văn bản ủy quyền và thống nhất lại mỗi khi thay người quản lý, để việc khai báo không bị gián đoạn. Trường hợp không khai báo đúng quy định, cơ sở lưu trú có thể bị xử lý vi phạm hành chính theo Điều 21 Nghị định số 282/2025/NĐ-CP, như bài hướng dẫn của Bộ Công an đã nêu.
Câu hỏi thường gặp
Khai báo tạm trú cho người nước ngoài có bắt buộc khai online không?
Không bắt buộc phải khai online trong mọi trường hợp, nhưng hệ thống điện tử của Bộ Công an là kênh chính và tiếp nhận 24 giờ mỗi ngày. Trường hợp không thể khai qua hệ thống, người khai thực hiện theo hướng dẫn của Công an cấp xã nơi có cơ sở lưu trú.
Scan hộ chiếu thì cần những trang nào?
Thông thường là trang thông tin cá nhân có ảnh, trang có dấu kiểm soát nhập cảnh gần nhất và trang thị thực nếu khách dùng thị thực rời. Không cần chụp cả cuốn. Bạn nên hỏi trước người tiếp nhận để chắc chắn không phải gửi lại.
Khách thuê qua môi giới thì ai khai báo?
Người khai báo vẫn là chủ sở hữu cơ sở lưu trú, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền. Nếu bạn giao cho đơn vị quản lý vận hành hoặc môi giới, phải ủy quyền rõ bằng văn bản và ghi trong hợp đồng, tránh trường hợp hai bên cùng nghĩ bên kia đã làm.
Bộ file PDF hộ chiếu nặng bao nhiêu thì tải lên hệ thống được?
Mỗi hệ thống quy định một mức khác nhau, không có con số chung. Cách an toàn là giữ bộ hồ sơ trong khoảng vài chục MB, nén ở mức Nhẹ hoặc Trung bình, và thử tải lên sớm một lần trước khi cần khai để biết hệ thống nhận mức nào.
Che thông tin trên hộ chiếu có làm sai lệch giấy tờ không?
Che bằng cách xóa hẳn nội dung trên bản sao không làm sai lệch giấy tờ gốc, nhưng bạn phải giữ nguyên các trường mà cơ quan tiếp nhận cần đối chiếu: ảnh, họ tên, ngày sinh, quốc tịch và dấu nhập cảnh gần nhất. Bản gốc vẫn phải xuất trình khi được yêu cầu.
Kết luận: làm một lần, dùng cho nhiều lượt khách
Khai báo tạm trú cho người nước ngoài không khó, chỉ dễ sai ở khâu ai làm và khâu giấy tờ chuẩn bị vội. Bốn việc nên làm ngay hôm nay: xác định rõ người khai báo, chụp hộ chiếu đúng trang, gom hợp đồng và giấy ủy quyền vào một file PDF duy nhất, rồi lưu một bản dự phòng có tên rõ ràng.
Bắt đầu từ bước tạo file: mở Ảnh sang PDF để gộp ảnh chụp giấy tờ thành một file, hoặc dùng Ghép PDF nếu bạn đã có sẵn các file PDF riêng lẻ. Mọi thao tác chạy trên trình duyệt, file xử lý ngay trên máy bạn.