--- title: "Bảng kê mua hàng không có hóa đơn: bộ chứng từ PDF cho hộ kinh doanh" description: "Cục Thuế hướng dẫn cách chứng minh chi phí mua nguyên liệu khi người bán không có hóa đơn điện tử: lập bảng kê, giữ chứng từ, gom thành 1 file PDF." slug: /blog/so-huu-chung-tu-mua-nguyen-lieu-bang-ke-pdf date: 2026-10-20T15:55:00.000Z author: "Đội ngũ biên tập CHUYENPDF.VN" --- # Bảng kê mua hàng không có hóa đơn: bộ chứng từ PDF cho hộ kinh doanh ## Chủ quán nhỏ mua rau, mua cá mỗi sáng — và không có tờ hóa đơn nào Bạn mở một quán ăn nhỏ. Mỗi sáng ra chợ đầu mối lấy hai bao rau, một thùng cá; người bán là cô bán rau trong chợ, không có hóa đơn điện tử, không có mã số thuế để xuất. Cuối năm quyết toán, khoản tiền đó có được tính là chi phí hợp lệ không? Được — nhưng phải có cách chứng minh. Theo Tạp chí Tài chính doanh nghiệp (20/10/2026), Cục Thuế vừa hướng dẫn đúng tình huống này: hộ kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ trực tiếp từ người sản xuất, nông dân, ngư dân hoặc người bán không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn điện tử thì **có thể lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ mua vào** để chứng minh chi phí được trừ ([bài gốc trên Tạp chí Tài chính doanh nghiệp](https://taichinhdoanhnghiep.net.vn/cuc-thue-huong-dan-chung-tu-chi-phi-nguyen-lieu-cua-ho-kinh-doanh-d70629.html)). Bài này làm hai việc: nói rõ tờ bảng kê đó cần ghi những gì, và cách bạn gom toàn bộ một tháng chứng từ giấy thành một file PDF gọn gàng để lưu, để đối chiếu, để gửi kế toán — bằng công cụ ngay trên điện thoại, không cần cài phần mềm. > 💡 Bạn đang có sẵn một xấp phiếu nhập hàng viết tay? Chụp bằng điện thoại rồi gộp lại bằng [Ảnh sang PDF](https://chuyenpdf.vn/anh-sang-pdf) là xong khâu số hóa, mất chưa tới hai phút. ## Ba điều kiện để khoản chi mua nguyên liệu được trừ Muốn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế TNCN, khoản chi của hộ kinh doanh phải thỏa đủ ba điều kiện mà Cục Thuế nêu: 1. **Thực tế phát sinh** và có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. 2. **Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ** theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ và kế toán. 3. Với khoản **thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên**, phải có chứng từ thanh toán **không dùng tiền mặt**. Điều kiện thứ hai là chỗ hay hiểu lầm nhất. "Đầy đủ hóa đơn, chứng từ" không đồng nghĩa với "bắt buộc phải có hóa đơn điện tử trong mọi trường hợp". Với người bán không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn điện tử, **bảng kê mua hàng** chính là chứng từ thay thế hợp lệ. Điều kiện thứ ba thì không có ngoại lệ: một lần trả 5 triệu đồng trở lên mà đưa tiền mặt, khoản đó không được trừ, dù bạn có bảng kê đầy đủ. Với hộ mua nguyên liệu số lượng lớn, hãy chuyển khoản và giữ lại chứng từ chuyển tiền — đó là mảnh ghép nhiều người bỏ quên. ## Bảng kê mua hàng hóa phải ghi những gì? Một tờ bảng kê dùng được phải đủ bốn nhóm thông tin, theo đúng hướng dẫn của Cục Thuế: - **Thông tin định danh người bán**: họ tên, địa chỉ, số điện thoại nếu có. Người bán ở chợ không có mã số thuế thì ghi rõ là người bán trực tiếp, không thuộc đối tượng lập hóa đơn điện tử. - **Thông tin hàng hóa**: tên mặt hàng cụ thể — "cá basa làm sạch", không ghi "hải sản". - **Số lượng và đơn giá**: ghi cả hai, để người đọc tự nhân ra được thành tiền. - **Giá trị giao dịch**: số tiền thực trả cho từng lần. ## Chỉ có bảng kê là chưa đủ: giấy tờ đi kèm và bốn nhóm hồ sơ Đây là phần quyết định. Cục Thuế nêu rõ: bảng kê **nên kèm theo các tài liệu chứng minh giao dịch thực tế** — phiếu giao nhận, phiếu nhập kho, phiếu cân, đơn đặt hàng, giấy xác nhận mua bán hoặc chứng từ thanh toán. Nói cách khác, bảng kê là tờ tổng hợp do bạn tự lập; còn tính "thực tế phát sinh" phải được chứng minh bằng giấy tờ phát sinh tại thời điểm mua. Một quyển sổ bảng kê đẹp, viết lại toàn bộ vào cuối năm, không có phiếu cân hay phiếu nhập kho nào kèm theo — đó là dạng hồ sơ yếu nhất. Với chuỗi nhà hàng có nhiều điểm bán, Cục Thuế khuyến nghị tổ chức hồ sơ theo **bốn nhóm** để đối chiếu nhanh giữa mua vào, tồn kho, chế biến và doanh thu bán ra: 1. **Hồ sơ nhà cung cấp, mua hàng đầu vào**: hợp đồng, thông tin nhà cung cấp, hóa đơn điện tử, bảng kê (với trường hợp được dùng bảng kê), phiếu giao hàng hoặc biên bản giao nhận, phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán. Nguyên liệu nhập từ nhiều nguồn thì lưu đủ hồ sơ cho **từng lô hàng**. 2. **Hồ sơ kho**: phiếu nhập, xuất, tồn; kiểm kê định kỳ và chứng từ điều chuyển giữa các điểm bán. 3. **Hồ sơ bán hàng**: doanh thu từng cửa hàng, điểm bán. Nếu dùng chung mã số thuế của hộ cho cả chuỗi, hóa đơn bán hàng phải thể hiện rõ tên, mã và địa chỉ địa điểm kinh doanh. 4. **Hồ sơ kế toán – thuế**: tờ khai, chứng từ nộp thuế và sổ sách theo Thông tư số 152/2025/TT-BTC hướng dẫn ghi sổ kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Bốn nhóm này là **bốn thư mục**. Và đây chính là lúc file PDF phát huy tác dụng: giấy tờ giấy của bốn nhóm nằm rải rác trong hộp nhựa, trong cốp xe, trong điện thoại của hai người khác nhau. ## Cách gom một tháng chứng từ thành bộ PDF gọn gàng Mục tiêu: cuối mỗi tháng, mỗi nhóm hồ sơ là **một file PDF** đọc được, đúng thứ tự, nhẹ đủ để gửi Zalo hay email cho kế toán. Làm đúng ngay từ tháng đầu thì cuối năm không phải dựng lại. ### Bước 1: Chốt danh mục giấy tờ của tháng trước khi chụp Đừng chụp theo kiểu "thấy tờ nào chụp tờ đó". Mở sổ bảng kê ra, đếm số lần mua trong tháng, rồi đối chiếu với xấp phiếu nhập kho và chứng từ chuyển tiền đang có. Thiếu tờ nào thì đi tìm trước khi chụp — sau khi đã gộp thành PDF rồi mới phát hiện thiếu, bạn phải gộp lại từ đầu. ### Bước 2: Chụp từng tờ bằng điện thoại, đủ sáng và phẳng Đặt tờ giấy trên mặt bàn phẳng, ánh sáng từ trên xuống, máy ảnh song song với tờ giấy. Phiếu cân viết tay bằng bút bi thường mờ sau vài tuần để trong cốp xe — chụp ngay trong ngày nhận hàng là cách rẻ nhất để không mất chữ. Với phiếu nhập kho nhiều liên, chụp liên có chữ ký của người giao hàng. ### Bước 3: Gộp ảnh thành một file PDF cho từng nhóm Mở [Ảnh sang PDF](https://chuyenpdf.vn/anh-sang-pdf) ngay trên trình duyệt điện thoại. Khung tải lên ghi "Chụp hoặc chọn ảnh để gộp thành PDF": bạn chọn toàn bộ ảnh của nhóm hồ sơ mua hàng trong một lần, rồi dùng mũi tên để đưa từng ảnh về đúng thứ tự thời gian. Ở phần **Kích thước**, chọn khổ A4 — đây là khổ giấy chuẩn của hồ sơ giấy tờ Việt Nam, in ra cũng vừa. Ở phần **Chất lượng**, chọn mức cao: phiếu cân viết tay nét mảnh, nén quá tay là mất số. Bấm nút **Tạo PDF (N ảnh)**, đợi màn hình báo "Tạo PDF thành công!" rồi bấm **Tải PDF xuống**. Làm lại đúng ba bước này cho từng nhóm trong bốn nhóm hồ sơ. Bạn sẽ có bốn file: mua hàng đầu vào, kho, bán hàng, kế toán – thuế. ### Bước 4: Ghép bốn nhóm thành một bộ hồ sơ tháng Mở [Ghép PDF](https://chuyenpdf.vn/ghep-pdf), kéo thả bốn file vừa tạo vào khung "Kéo thả file PDF vào đây để ghép". Sắp lại thứ tự theo đúng trình tự bốn nhóm ở trên, rồi bấm ghép. Nếu bảng kê tháng trước bạn xuất từ phần mềm kế toán dưới dạng PDF, hãy đặt nó ở **đầu** bộ hồ sơ — người đối chiếu sẽ đọc bảng kê trước, rồi lật sang từng nhóm chứng từ phía sau. Màn hình báo "Ghép PDF thành công!" là bấm **Tải file đã ghép**. ### Bước 5: Đánh số trang và kiểm tra lại thứ tự Một bộ hồ sơ vài chục trang rất dễ bị lật nhầm. Dùng [Đánh số trang PDF](https://chuyenpdf.vn/them-so-trang-pdf) để in số ở góc dưới, rồi ghi vào sổ: "bộ hồ sơ tháng 10 gồm trang 1–42". Sau này cần đối chiếu với cơ quan thuế, bạn chỉ cần nói rõ trang nào. ### Bước 6: Nén nhẹ và đặt tên file có quy luật File PDF từ ảnh chụp điện thoại thường nặng. Nếu cần gửi qua Zalo cho kế toán, hãy để ý giới hạn quen thuộc: file đính kèm trong chat khoảng 25MB, còn My Documents lưu dài hạn với file từ 100MB trở xuống (theo thông tin Zalo được [CafeBiz dẫn lại ngày 19/05/2026](https://cafebiz.vn/loi-khuyen-cho-tat-ca-nhung-ai-hay-gui-hinh-anh-tai-lieu-qua-zalo-176260519152619112.chn)). Mở [Nén PDF](https://chuyenpdf.vn/nen-pdf), chọn mức **Trung bình — Cân bằng tốt** cho hồ sơ chỉ để đọc và đối chiếu. Nhớ đọc dòng nhắc trên công cụ: nếu file là bản scan, công cụ sẽ báo "PDF này là bản scan, nén sẽ xử lý theo hình ảnh" — với phiếu cân viết tay, hãy thử nén rồi mở lại kiểm tra số liệu trước khi gửi, đừng nén mức **Mạnh** cho loại giấy tờ này. Cuối cùng đặt tên file theo quy luật cố định, ví dụ `ho-so-mua-hang-10-2026.pdf`. Sang tháng sau bạn không phải mở từng file để nhớ file nào của tháng nào. > 💡 Hồ sơ có thông tin nhà cung cấp, giá vốn, doanh thu — những con số bạn không muốn lan ra ngoài. Trước khi gửi qua Zalo hay email, xem thêm [cách bảo mật PDF trước khi gửi đi](https://chuyenpdf.vn/blog/bao-mat-pdf-truoc-khi-gui-di) để biết khi nào nên đặt mật khẩu. ## Bốn lỗi khiến bộ chứng từ bị trả lại dù đã có bảng kê **Lỗi 1: bảng kê ghi gộp.** "Rau, cá, gia vị: 4.200.000đ" cho cả tháng là tờ giấy không đối chiếu được. Mỗi lần mua một dòng, có ngày, có số lượng, có đơn giá. **Lỗi 2: thanh toán tiền mặt cho lần mua từ 5 triệu đồng.** Đây là lỗi nặng nhất vì bảng kê không cứu được. Với lô hàng lớn, chuyển khoản và lưu lại chứng từ chuyển tiền — ảnh chụp màn hình giao dịch cũng nên đưa vào bộ PDF. **Lỗi 3: ảnh chụp mờ, mất chữ số.** Phiếu cân viết tay mà ảnh mờ thì coi như không có chứng từ. Quy tắc đơn giản: chụp trong ngày, chụp đủ sáng, và mở lại ảnh kiểm tra trước khi xóa tờ giấy gốc — giấy gốc vẫn phải giữ, PDF chỉ là bản sao để tra cứu và nộp. **Lỗi 4: bảng kê của tháng này nằm trong file PDF của tháng khác.** Bốn nhóm hồ sơ phải khớp kỳ. Đừng để chứng từ tháng 9 lẫn vào bộ tháng 10; nếu đã lẫn, dùng [Sắp xếp trang PDF](https://chuyenpdf.vn/sap-xep-trang-pdf) hoặc tách riêng ra rồi gộp lại. ## Câu hỏi thường gặp ### Người bán ở chợ không có mã số thuế thì bảng kê có được chấp nhận? Được, đúng đối tượng. Hướng dẫn của Cục Thuế (20/10/2026) nêu rõ trường hợp mua trực tiếp từ người sản xuất, nông dân, ngư dân hoặc người bán không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn điện tử thì hộ kinh doanh lập bảng kê để chứng minh chi phí được trừ. Bảng kê vẫn phải ghi thông tin định danh người bán ở mức đầy đủ nhất mà bạn có. ### Mẫu 02/TNDN tải ở đâu, có bắt buộc đúng mẫu không? Theo [hướng dẫn của Cục Thuế trên Tạp chí Tài chính doanh nghiệp (20/10/2026)](https://taichinhdoanhnghiep.net.vn/cuc-thue-huong-dan-chung-tu-chi-phi-nguyen-lieu-cua-ho-kinh-doanh-d70629.html), hộ kinh doanh có thể tham khảo mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 20/2026/TT-BTC. Bạn nên hỏi thêm cán bộ thuế quản lý trực tiếp địa bàn mình về biểu mẫu và cách ghi đang áp dụng, vì yêu cầu thực tế có thể khác nhau giữa các địa phương. ### Mỗi tháng nên lưu một file PDF hay để cuối năm gộp một lần? Nên theo tháng. Chứng từ giấy sẽ mờ dần, người giao hàng nghỉ, phiếu cân thất lạc — chụp ngay trong tháng là cách duy nhất giữ được chữ. Cuối năm bạn chỉ cần ghép các bộ tháng lại, không phải dựng lại từ trí nhớ. ### File PDF gộp cả năm có bị quá nặng khi gửi kế toán không? Rất dễ. Một bộ tháng từ ảnh chụp điện thoại thường vài chục MB, ghép 12 tháng là vượt xa giới hạn gửi. Cách làm gọn: giữ file theo tháng, chỉ gộp 3 tháng một lần (theo quý) khi cần nộp, và nén ở mức trung bình trước khi gửi. ### Bảng kê tự lập có phải là hóa đơn không? Không. Bảng kê là chứng từ do hộ kinh doanh tự lập để chứng minh giao dịch có thật, dùng cho đúng nhóm người bán không thuộc đối tượng lập hóa đơn điện tử. Với người bán đã thuộc đối tượng phải lập hóa đơn điện tử, bạn vẫn phải lấy hóa đơn — bảng kê không thay thế được. ## Kết luận Ba việc, làm đều mỗi tháng: ghi bảng kê từng lần mua, giữ giấy tờ chứng minh giao dịch thật, và chụp — gộp thành một bộ PDF theo bốn nhóm hồ sơ. Một buổi tối mỗi tháng rẻ hơn nhiều so với việc dựng lại cả năm chứng từ trong lúc quyết toán. Bắt đầu ngay từ bộ chứng từ tháng này: chụp phiếu nhập hàng bằng [Ảnh sang PDF](https://chuyenpdf.vn/anh-sang-pdf), gộp các nhóm bằng [Ghép PDF](https://chuyenpdf.vn/ghep-pdf), rồi [nén](https://chuyenpdf.vn/nen-pdf) lại cho vừa hộp thư và Zalo. ## Liên kết gốc - [Xem bài viết](https://chuyenpdf.vn/blog/so-huu-chung-tu-mua-nguyen-lieu-bang-ke-pdf)