Mười một giờ đêm, và một tin nhắn không thu hồi kịp
Cô Ngân dạy Toán lớp 9. Như mọi giáo viên khác, cô soạn đề kiểm tra và đáp án trong cùng một file — vì soạn chung mới tiện, viết câu hỏi xong là viết luôn lời giải bên dưới, khỏi phải mở qua mở lại hai cửa sổ.
Tối hôm trước ngày kiểm tra giữa kỳ, cô ngồi gửi tài liệu. Trong điện thoại cô có bốn nhóm chat: nhóm tổ Toán, nhóm giáo viên khối 9, nhóm phụ huynh lớp 9C, và nhóm học sinh lớp 9C. Cô định gửi file đề vào nhóm tổ Toán để đồng nghiệp góp ý, và gửi một bộ đề ôn tập cũ vào nhóm học sinh.
Cô gửi xong, đặt điện thoại xuống. Năm phút sau điện thoại rung liên tục.
File đề kiểm tra giữa kỳ — bảy trang, trong đó ba trang cuối là đáp án và hướng dẫn chấm chi tiết — đã vào nhóm học sinh lớp 9C. Bốn mươi hai học sinh. Đã có mấy em thả tim.
Cô thu hồi tin nhắn. Nhưng thu hồi không lấy lại được thứ đã tải về máy. Sáng hôm sau cô phải soạn lại đề khác trong giờ nghỉ, và giải thích với tổ trưởng.
Cô Ngân kể lại: "Lỗi của mình, không phải lỗi của phần mềm. Nhưng nếu file đề và file đáp án là hai file riêng ngay từ đầu, thì cái đêm đó chỉ là chuyện gửi nhầm nhóm bình thường."
Đó là toàn bộ nội dung bài này: soạn chung thì cứ soạn chung, nhưng đừng bao giờ gửi chung.
Vì sao "một file có cả đề và đáp án" là bom hẹn giờ
Nhiều thầy cô nghĩ mình cẩn thận nên không sao. Nhưng rủi ro không nằm ở sự cẩn thận, nó nằm ở số lần:
Mỗi học kỳ bạn gửi file mấy chục lần. Gửi tổ bộ môn, gửi ban giám hiệu, gửi giáo viên dạy thay, gửi phụ huynh, gửi học sinh, gửi lớp phụ đạo. Xác suất một lần chọn sai nhóm không bao giờ bằng không, và bạn thường bấm gửi lúc đêm muộn sau một ngày dạy kín tiết.
Danh sách nhóm chat trong điện thoại thay đổi thứ tự. Nhóm nào có tin mới thì nhảy lên đầu. Cái nhóm bạn định gửi và cái nhóm nằm ngay bên cạnh nó đổi chỗ liên tục.
Người khác cũng chuyển tiếp file của bạn. Bạn gửi đúng nhóm tổ bộ môn, nhưng một đồng nghiệp chuyển tiếp cho giáo viên trường khác, người đó lại chuyển tiếp tiếp. Bạn mất kiểm soát ngay từ lần chuyển thứ hai.
Đề cũ trở thành đề ôn tập. Cuối năm bạn gộp đề các kỳ trước làm bộ ôn tập cho học sinh. Nếu các file đó vẫn còn đáp án dính bên trong, bạn phải kiểm tra lại từng file — và đây là lúc dễ sót nhất.
Cách chặn thì đơn giản, chỉ cần thành một thói quen: tách ngay sau khi soạn xong, đặt tên file rõ ràng, rồi mới nghĩ tới việc gửi.
Tách đề khỏi đáp án trong một phút
Giả sử file của bạn có bảy trang: trang 1 đến 4 là đề, trang 5 đến 7 là đáp án và hướng dẫn chấm.
Mở Tách PDF và thả file vào. Ở khu "Chọn cách tách PDF" có hai lựa chọn:
- "Tách theo khoảng trang" — đây là cái bạn cần.
- "Tách mỗi trang thành 1 file" — dùng cho việc khác, nói ở phần sau.
Chọn "Tách theo khoảng trang", rồi ở khu "Khoảng trang" điền "Từ trang" là 1, "Đến trang" là 4. Bấm "Thêm khoảng trang" để thêm một khoảng nữa: "Từ trang" 5, "Đến trang" 7. Nếu điền sai thì bấm nút xóa khoảng tương ứng.
Thấy "Tách PDF thành công!" là xong, tải cả hai file về.
Giờ tới hai việc mà tách xong rất dễ bỏ qua, nhưng chính chúng mới là phần bảo vệ bạn.
Việc thứ nhất: mở file đề ra kiểm tra lại. Đếm số trang, và đọc riêng trang cuối cùng. Rất nhiều thầy cô đánh nhầm số trang một đơn vị, thành ra trang đầu của phần đáp án bị dính vào file đề — mà trang đầu phần đáp án thường là trang có đáp án trắc nghiệm, tức là trang đáng giá nhất. Ba mươi giây kiểm tra, đỡ một buổi soạn lại đề.
Việc thứ hai: đặt tên file theo một quy tắc cứng. Đừng để de kiem tra.pdf và de kiem tra (1).pdf. Hãy đặt kiểu này:
Toan9_GiuaKy1_MaDe101_DE.pdfToan9_GiuaKy1_MaDe101_DAPAN.pdf
Chữ DE và DAPAN viết in ở cuối tên. Lý do rất thực tế: khi bạn chọn file để gửi trong ứng dụng chat, cái bạn nhìn thấy chỉ là tên file trên một dòng hẹp. Chữ DAPAN in hoa ở cuối tên đủ đập vào mắt để bàn tay bạn dừng lại. Mấy chữ đó chính là thứ cô Ngân thiếu trong cái đêm hôm đó.
Khóa file đề trước khi gửi
Tách rồi vẫn còn một chuyện: file đề của bạn ra khỏi tay bạn thì ai làm gì cũng được. Học sinh copy nguyên đề dán vào các nhóm hỏi bài trên mạng để xin lời giải. Đồng nghiệp trường khác sửa tên trường, sửa vài số rồi dùng làm đề của họ.
Mở Khóa PDF — trang này ghi "Kéo file PDF vào đây để mã hóa". Phần đáng giá là khu "Quyền hạn file PDF":
- Tắt "Cho phép chỉnh sửa nội dung" — không ai sửa được đề của bạn rồi mang đi dùng như đề của họ.
- Tắt "Cho phép sao chép văn bản" — học sinh không copy được nguyên văn câu hỏi để dán đi xin lời giải. Đây là mục nhiều thầy cô không biết là có, mà lại hữu ích nhất.
- Bật "Cho phép in file PDF" — bắt buộc phải bật, vì đề là để in ra cho học sinh làm. Tắt mục này là bạn tự chặn chính mình.
Về mật khẩu mở file: hãy phân biệt hai loại.
Với file đáp án và hướng dẫn chấm, nên đặt mật khẩu mở file. Đây là file mà nếu lọt ra thì hỏng cả buổi kiểm tra. Nhập ở ô "Nhập mật khẩu..." và "Nhập lại mật khẩu...", xong thấy "Mã hóa thành công!" thì bấm "Tải file đã mã hóa". Gửi mật khẩu cho đồng nghiệp bằng một kênh khác, đừng gửi ngay dưới file trong cùng nhóm chat.
Với file đề gửi học sinh ôn tập, đừng đặt mật khẩu mở. Bốn mươi hai học sinh nhập mật khẩu là bốn mươi hai lần bạn được nhắn hỏi lúc mười giờ đêm. Chỉ cần khóa quyền sửa và quyền copy là đủ.
Và luôn giữ bản gốc chưa khóa ở một thư mục riêng trong máy, đặt tên có chữ GOC. Năm sau bạn còn dùng lại. Nếu lỡ chỉ còn file đã khóa mà vẫn nhớ mật khẩu, dùng Mở khóa PDF để bỏ khóa.
Bộ đề ôn tập: ghép lại và đóng dấu mờ
Cuối kỳ, việc quen thuộc là gộp đề các năm trước thành một bộ ôn tập cho học sinh.
Mở Ghép PDF — trang này ghi "Kéo thả file PDF vào đây để ghép" và hỗ trợ "nhiều file, tối đa 100MB/file". Thả các file _DE vào (kiểm tra lại một lần nữa cho chắc là không có file nào tên DAPAN lẫn vào), rồi dùng "Di chuyển lên" / "Di chuyển xuống" xếp theo thứ tự bạn muốn học sinh làm. Thấy "Ghép PDF thành công!" thì bấm "Tải file đã ghép".
Sau đó nên đóng dấu mờ. Mở Thêm hình mờ vào PDF, nhập nội dung là tên trường và tên lớp, ví dụ Ôn tập Toán 9 — THCS ... — Lưu hành nội bộ. Trong các khu cài đặt:
- "Kiểu bố cục" chọn "Trải đều" nếu bạn muốn phủ khắp trang, hoặc "Giữa trang" cho nhẹ nhàng hơn.
- "Phạm vi trang" chọn "Tất cả".
- "Màu sắc" chọn "Xám đậm" — đủ nhìn mà không che mất hình vẽ và công thức. Đừng chọn "Đỏ", học sinh làm bài trên trang đầy chữ đỏ rất khó tập trung.
- Xem lại ở khu "Xem trước (mô phỏng)", chỉnh "Góc xoay" và "Kiểu chữ" cho vừa mắt.
Thấy "Thêm hình mờ thành công!" thì bấm "Tải file đã có hình mờ".
Việc đóng dấu mờ không chặn được ai copy, nhưng nó làm hai việc: bộ đề của bạn đi tới đâu cũng mang tên trường bạn, và những chỗ đăng bán tài liệu trên mạng thấy dấu mờ thì đỡ mặn mà lấy về bán.
Cuối cùng, trước khi gửi vào nhóm, đưa qua Nén PDF. Ở khu "Chọn mức nén" hãy chọn "Nhẹ" (Chất lượng cao), hoặc nhiều nhất là "Trung bình" (Cân bằng tốt).
Đừng chọn "Mạnh" (Kích thước nhỏ nhất) với đề Toán, Lý, Hóa. Mức này làm mờ đúng những thứ không được phép mờ: chỉ số trên dưới trong công thức, dấu mũ, hình vẽ hình học, ký hiệu góc. Học sinh nhìn x² thành x2 là sai cả bài. Công cụ sẽ "Đang phân tích loại PDF..." trước khi nén, và nếu đề của bạn là chữ đánh máy, bạn sẽ thấy ghi chú "Lớp văn bản được giữ nguyên (có thể copy/tìm kiếm)".
Vài việc khác hay phải làm
Đề scan từ sách cũ, muốn soạn lại cho gọn. Đưa qua Nhận dạng văn bản (OCR) — "Hỗ trợ tiếng Việt, tiếng Anh và tự động phát hiện", xong lấy chữ ở khu "Kết quả OCR" bằng nút "Sao chép" rồi dán vào bản soạn của bạn. Nói trước cho đỡ mất thời gian: công thức toán và hình vẽ thì OCR không lấy ra đúng được, phần đó bạn vẫn phải tự đánh lại. Chữ thường thì trích khá tốt.
Muốn tách một đề nhiều mã thành từng mã riêng. Nếu mỗi mã đề gọn trong một trang, dùng Tách PDF với lựa chọn "Tách mỗi trang thành 1 file" là nhanh nhất. Nếu mỗi mã dài nhiều trang thì vẫn dùng "Tách theo khoảng trang" và bấm "Thêm khoảng trang" cho từng mã.
Trang scan bị ngược hoặc nằm ngang. Đưa qua Xoay PDF chỉnh lại trước khi gửi. Đề in ra mà học sinh phải xoay tờ giấy là chuyện không nên có trong phòng kiểm tra.
Bài làm của học sinh gửi về dạng ảnh. Nhiều em chụp từng trang gửi rời. Bạn đưa qua Ảnh sang PDF, chọn "Kích thước trang" là A4 và "Chất lượng" mức Cao, ghép thành một file rồi chấm — đỡ phải vuốt qua vuốt lại mười tấm ảnh cho mỗi em.
Thêm một điểm đáng nói: các bước trên xử lý ngay trên máy bạn, trang nào cũng ghi "File không bao giờ tải lên máy chủ" và "Xử lý ngay trên trình duyệt". Với đề kiểm tra chưa dùng và hướng dẫn chấm, việc file không đi ra khỏi máy là điều nên quan tâm hơn là tiện.
Câu hỏi thường gặp
Tắt "Cho phép sao chép văn bản" thì học sinh có còn chụp màn hình được không?
Còn. Chụp màn hình thì không công cụ nào chặn nổi. Nhưng tắt quyền copy vẫn có tác dụng thật: học sinh không dán được nguyên văn đề vào nơi hỏi bài, mà phải tự gõ lại từng câu. Rất nhiều em sẽ bỏ ngang ở đó. Mục tiêu là tăng chi phí của việc gian lận, không phải diệt hẳn nó.
Tách xong tôi kiểm tra thế nào cho chắc là file đề không còn đáp án?
Mở file đề ra, xem tổng số trang có đúng như dự tính không, rồi đọc kỹ trang cuối cùng. Đó là chỗ duy nhất đáp án có thể lọt vào do lệch một trang. Với đề trắc nghiệm, tìm luôn xem có bảng đáp án hay chữ "Hướng dẫn chấm" nào không. Ba mươi giây, làm thành phản xạ.
Tôi soạn đề trên máy tính bằng Word, có cần chuyển sang PDF không?
Nên chuyển. Gửi file Word thì phông chữ và công thức có thể nhảy lung tung trên máy người khác, và ai cũng sửa được nội dung. Dùng Word sang PDF để giữ nguyên bố cục, sau đó mới tách và khóa. Giữ lại bản Word gốc để năm sau sửa lại.
Quên mật khẩu file đáp án cũ thì làm sao?
Nếu bạn còn nhớ mật khẩu và chỉ muốn bỏ khóa thì dùng Mở khóa PDF. Nếu quên hẳn thì không có cách nào lấy lại nội dung — đó là điểm mấu chốt của việc mã hóa. Vì vậy hãy luôn giữ bản gốc chưa khóa với tên có chữ GOC, và nếu đặt mật khẩu cho nhiều file đáp án thì dùng một quy tắc mật khẩu thống nhất theo năm học để không phải nhớ từng cái.
Gửi đề cho giáo viên dạy thay thì nên gửi kiểu gì?
Gửi file đề đã khóa quyền sửa cộng với file đáp án có mật khẩu, và gửi mật khẩu qua một kênh khác. Nếu người đó cần in cho cả lớp, nhớ kiểm tra là bạn đã bật "Cho phép in file PDF" — đây là lỗi hay gặp nhất khi khóa file, tắt hết quyền rồi đồng nghiệp không in được, gọi điện lúc bảy giờ sáng.
Chốt lại
Chuyện của cô Ngân không phải chuyện lạ, nó chỉ là chuyện chưa xảy ra với những người còn lại.
Ba thói quen để không bao giờ gặp lại: tách đề khỏi đáp án ngay khi soạn xong, chứ không để tới lúc gửi mới tách; đặt tên file có chữ DE và DAPAN in hoa ở cuối; và đọc lại trang cuối của file đề trước khi bấm gửi.
Công cụ thì chỉ có mấy bước: Tách PDF theo khoảng trang để chia đề và đáp án, Khóa PDF để tắt quyền sửa và quyền copy nhưng vẫn cho in, Ghép PDF và Thêm hình mờ khi làm bộ đề ôn tập.
Mất thêm hai phút cho mỗi đề. Đổi lại là không bao giờ phải soạn lại đề vào giờ nghỉ trưa của ngày kiểm tra.