Ký PDF

Khi nào nên ký tên vào file PDF thay vì in ra giấy

Bạn nên ký trên file PDF khi nội dung đã có sẵn và người nhận chấp nhận bản PDF có chữ ký thay cho bản giấy: biên bản, đơn từ nội bộ, giấy xác nhận gửi qua Zalo hay email. Cách cũ là in ra, ký bằng bút rồi scan lại — mất thời gian, dễ ra bản ảnh nghiêng và tối.

Nhóm giấy tờ hợp với cách ký này là hồ sơ nội bộ, bản nháp hợp đồng lao động, đơn xin nghỉ phép, biên bản họp hay biên bản bàn giao — những bản cần đủ chữ ký để trình bày hoặc lưu hồ sơ. Còn khi đối tác yêu cầu bản ký có xác thực điện tử, hoặc giấy tờ buộc phải ký số như chứng từ kế toán (phiếu đề nghị thanh toán, phiếu chi) hay hóa đơn điện tử, thì phải dùng chữ ký số — nên hỏi trước người nhận để khỏi làm lại.

Chữ ký, chữ ký số và ký nháy khác nhau ở đâu?

Ba loại khác nhau ở mục đích và khả năng xác thực: chữ ký thường là nét ký tay để trình bày tài liệu, chữ ký số xác thực được người ký, còn ký nháy là bước rà soát nội bộ trước khi ký chính thức. Công cụ ở trang này chỉ chèn hình ảnh chữ ký (viết tay trên màn hình hoặc ảnh tải lên) vào trang PDF, nên bản ký trông giống bản giấy nhưng thực chất là một lớp ảnh nằm trên nội dung.

Chữ ký số cần chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp (VIETTEL-CA, VNPT-CA...), thường đi kèm USB token hoặc dịch vụ ký số từ xa. Loại này xác thực được ai đã ký và phát hiện được sửa đổi, nên hợp đồng mà đối tác yêu cầu chứng thực điện tử thường phải ký bằng chữ ký số. Công cụ ở trang này không tạo chữ ký số và không thay thế được nó.

Ký nháy là kiểu ký tắt của người soạn thảo hoặc người rà soát, đặt ở cuối văn bản hay dưới từng trang để xác nhận đã kiểm tra nội dung trước khi người có thẩm quyền ký chính thức; ký nháy từng trang có tác dụng gần với đóng dấu giáp lai, giúp văn bản nhiều tờ không bị thêm bớt trang.

Ký PDF bản scan hoặc file có mật khẩu: mấy chỗ dễ sai

Bản scan hay làm chữ ký nằm lệch chỗ vì cả trang chỉ là một ảnh. Nếu cả file bị ngược hoặc nằm ngang, hãy xoay lại bằng công cụ Xoay PDF trước (công cụ này xoay tất cả các trang cùng một góc), vì công cụ đặt chữ ký theo hướng trang khai báo trong file. Còn nếu ảnh chỉ hơi nghiêng, chữ ký sẽ song song với mép giấy chứ không song song với dòng chữ trong ảnh — hãy xem ô Xem trước (mô phỏng) rồi mới bấm Chèn chữ ký.

File PDF có mật khẩu sẽ báo lỗi khi bấm Chèn chữ ký, nên mở khóa trước bằng mật khẩu bạn đã biết, ví dụ bằng công cụ Mở khóa PDF. Với ảnh chữ ký chụp bằng điện thoại, công cụ không tách nền giúp bạn, nên chụp trên giấy trắng phẳng và đủ sáng rồi cắt sát nét ký, vì ảnh nền trắng sẽ phủ một mảng trắng lên chữ bên dưới.