Thuế TP Hà Nội vừa nói rõ: muốn giảm trừ thì phải có đủ chứng từ
Ngày 18/9/2026, Thuế TP Hà Nội ban hành Công văn 47199/HAN-QLDN5 về việc thực hiện chính sách thuế đối với các khoản giảm trừ thu nhập chịu thuế TNCN đối với khoản chi cho y tế và giáo dục. Nội dung này được LuatVietnam đưa tin ngày 26/9/2026.
Theo công văn, chính sách được thực hiện theo khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 49 Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân. Cá nhân cư trú được giảm trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế với hai khoản chi:
- Chi khám bệnh, chữa bệnh tại cơ sở y tế trong nước thuộc phạm vi danh mục do bảo hiểm y tế chi trả — mức giảm trừ tổng không quá 23 triệu đồng/năm.
- Chi cho giáo dục - đào tạo tại cơ sở giáo dục - đào tạo trong nước — mức giảm trừ tổng không quá 24 triệu đồng/năm.
Nghe qua thì có vẻ đơn giản: cứ chi tiền là được trừ. Nhưng công văn dành hẳn một phần dài cho một việc khác — điều kiện về chứng từ. Và đây mới là chỗ người lao động hay vấp nhất.
Điều kiện chứng từ: thứ quyết định bạn có được giảm trừ hay không
Theo khoản 3 Điều 49 Nghị định 253/2026/NĐ-CP (được Công văn 47199 dẫn lại), khoản chi cho y tế, giáo dục - đào tạo chỉ được giảm trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật.
- Riêng khoản chi cho y tế phải có thêm bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.
- Hóa đơn, chứng từ phải thể hiện thông tin của người nộp thuế hoặc người phụ thuộc của người nộp thuế.
- Khoản chi không được đồng thời được thanh toán từ nguồn tài trợ, hỗ trợ, trả thay của tổ chức, cá nhân, nguồn ngân sách nhà nước, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế hoặc bảo hiểm chi trả dưới các hình thức khác.
Về bảng kê chi phí khám chữa bệnh, công văn dẫn Quyết định 697/QĐ-BYT ngày 19/3/2026 của Bộ Y tế: trong một lượt khám bệnh, chữa bệnh, cơ sở khám chữa bệnh phải lập bảng kê chi phí cho từng người bệnh để lưu hồ sơ và cung cấp cho người bệnh. Trường hợp cơ sở đã triển khai bệnh án điện tử, bảng kê có thể lập bản điện tử, và công văn nêu rõ: “Bảng kê điện tử có ký số đầy đủ theo quy định thì có giá trị tương đương bản giấy”.
Chi tiết này đáng chú ý ở hai điểm: bạn phải chủ động xin bảng kê ngay tại quầy, không phải ai cũng tự đưa cho bạn; và bảng kê bản điện tử có chữ ký số thì dùng như bản giấy. Muốn tự kiểm tra chữ ký số trên file PDF nhận được, xem bài Cách kiểm tra chữ ký số trên file PDF.
Vì sao chứng từ giảm trừ hay nằm rải rác khắp nơi
Thử hình dung một nhân viên văn phòng ở Hà Nội, đang đóng thuế TNCN qua công ty. Tháng 3, mẹ đi khám tuyến trên, ra về với một tờ hóa đơn viện phí giấy và một bảng kê in sẵn — cả hai nằm yên trong ngăn kéo. Tháng 8, đóng học phí cho con, trường gửi hóa đơn điện tử qua email. Tháng 9, mua thuốc theo đơn, nhận một biên lai giấy nhỏ xíu. Giữa chừng còn vài lần khám răng, mỗi lần một tờ.
Năm 2026 vẫn còn hơn ba tháng nữa mới khép lại, nên các khoản chi này vẫn đang phát sinh. Đến kỳ quyết toán thuế TNCN, bạn mới tá hỏa: người ta cần một bộ chứng từ đầy đủ, trong khi bạn đang cầm năm tờ giấy rải rác, hai file PDF trong email và một đống ảnh chụp lẫn với ảnh gia đình trong điện thoại.
Chưa kể: nếu gửi cho kế toán nhờ nộp hộ qua Zalo hay email, thì Zalo và Gmail đều chặn đính kèm ở mức 25MB. Một bộ chứng từ toàn ảnh chụp rất dễ vượt ngưỡng này.
Bài này là quy trình gom toàn bộ thành đúng một file PDF, đúng thứ tự, đánh số trang, gọn nhẹ — làm hoàn toàn trên trình duyệt, cả máy tính lẫn điện thoại đều được.
Lưu ý trước khi bắt đầu: danh mục chứng từ cụ thể mà cơ quan thuế hoặc công ty yêu cầu được hiển thị trên hệ thống khai thuế hoặc ghi trong thông báo gửi cho bạn. Bài này không thay thế danh mục đó — nó chỉ giúp bạn gom những chứng từ ấy thành một file gọn gàng, đủ điều kiện về mặt hình thức.
Bộ chứng từ giảm trừ thường gồm những nhóm nào
Không phải trường hợp nào cũng giống nhau, nhưng thực tế hay xuất hiện bốn nhóm sau:
- Chứng từ khám chữa bệnh: hóa đơn viện phí đi kèm bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh. Bắt buộc phải có đủ cả hai, cũng là nhóm hay thiếu nhất.
- Chứng từ giáo dục - đào tạo: hóa đơn học phí, biên lai đóng tiền của trường hoặc trung tâm. Với con đang học đại học, đây thường là khoản chi lớn nhất trong năm.
- Giấy tờ về người phụ thuộc: khi khoản chi phát sinh cho người phụ thuộc, hóa đơn phải thể hiện được thông tin của người đó.
- Chứng từ phần tự chi trả: những khoản bảo hiểm y tế không chi trả. Nhớ đối chiếu điều kiện thứ tư ở trên — khoản nào đã được bảo hiểm hay ngân sách thanh toán thì không được tính đồng thời.
Điểm cần kiểm tra kỹ nhất là tên người đứng trên hóa đơn: hóa đơn đứng tên người ngoài thì không dùng được.
6 bước gom toàn bộ chứng từ thành đúng 1 file PDF
Bước 1: Tạo một thư mục và đánh số tên file ngay từ đầu
Tạo một thư mục trên máy tính hoặc Google Drive, đặt tên kiểu ChungTu_GiamTru_2026, rồi đổi tên file theo thứ tự: 01_HoaDonVienPhi.pdf, 02_BangKe.pdf, 03_HocPhi.pdf… Đánh số ngay từ đầu giúp các bước sau gần như không phải chỉnh gì thêm; bỏ qua thì đến lúc kéo thả sắp xếp bạn sẽ phải nhớ xem file nào là file nào.
Với hóa đơn giấy, chụp đủ mặt, đặt phẳng trên mặt phẳng sáng, canh thẳng mép tờ giấy theo khung hình. Chụp xong phóng to kiểm tra: số hóa đơn, họ tên, số tiền phải đọc rõ ràng. Chụp ngược hay bị nghiêng thì dùng Xoay PDF chỉnh lại trước khi ghép.
Bước 2: Chụp và gộp các chứng từ giấy thành một file PDF
Đừng gửi từng tấm ảnh. Mở Ảnh sang PDF trên trình duyệt — điện thoại hay máy tính đều dùng được — chọn tất cả ảnh chứng từ, kéo thả để sắp thứ tự, rồi chọn khổ trang: A4 (210 x 297 mm) hoặc Tự động (theo kích thước ảnh). Nhấn Tạo PDF (N ảnh) — nút hiển thị đúng số ảnh bạn đã chọn.
Khi thấy thông báo Tạo PDF thành công!, nhấn Tải PDF xuống và lưu vào thư mục ChungTu_GiamTru_2026. Toàn bộ quá trình diễn ra trên trình duyệt, ảnh không rời khỏi thiết bị của bạn.
Bước 3: Ghép các file PDF thành một bộ duy nhất
Mở Ghép PDF, kéo thả tất cả file PDF vào khung Kéo thả file PDF vào đây để ghép. Danh sách file hiện ra kèm tên và dung lượng, giúp bạn kiểm tra đã đủ chưa.
Kéo thả để sắp xếp lại thứ tự, hoặc dùng nút mũi tên lên xuống bên cạnh từng file. Nhầm file thì nhấp biểu tượng xóa cạnh tên file để bỏ ra, không cần làm lại từ đầu. Sau đó nhấn Ghép N file PDF — nút hiển thị đúng số file đã chọn.
Khi thấy thông báo Ghép PDF thành công!, nhấn Tải file đã ghép. Việc ghép chỉ là nối các file với nhau nên chất lượng và nội dung giữ nguyên 100%.
💡 Mẹo: Nếu trong danh sách có file bị khóa mật khẩu, Ghép PDF sẽ không xử lý được. Hãy mở khóa file đó trước rồi thêm lại.
Bước 4: Chỉnh lại thứ tự trang nếu có trang bị lộn
Ghép xong mới phát hiện vài trang nằm sai vị trí là chuyện rất thường gặp — nhất là khi bạn gộp ảnh chụp với hóa đơn điện tử tải từ email. Thay vì ghép lại từ đầu, dùng Sắp xếp trang PDF: kéo trang đến vị trí mong muốn, nhấn Áp dụng và tải xuống. Thông báo Sắp xếp thành công! hiện ra là xong.
Mẹo nhỏ: xếp theo thời gian phát sinh khoản chi, hoặc theo nhóm y tế trước, giáo dục sau. Cách nào cũng được, miễn nhất quán từ đầu đến cuối — người nhận đối chiếu sẽ nhanh hơn nhiều.
Bước 5: Đánh số trang để đối chiếu cho dễ
Với bộ chứng từ dài trên 10 trang — kiểu có cả bảng kê và nhiều lần khám — đánh số trang giúp người nhận đối chiếu nhanh, và bạn cũng dễ phát hiện thiếu trang trước khi gửi.
Mở công cụ tại /them-so-trang-pdf, chọn Vị trí (đầu trang hoặc cuối trang), căn lề trái, giữa hay phải, rồi chọn Định dạng số trang, Kiểu chữ và Màu sắc. Nhấn Xem trước để kiểm tra số trang có đè lên chữ không. Khi thấy thông báo Đánh số trang thành công!, nhấn Tải file đã đánh số.
Bước 6: Nén gọn trước khi gửi, khóa mật khẩu nếu gửi qua Zalo hoặc email
Bộ chứng từ toàn ảnh chụp thường nặng. Mở Nén PDF, ở phần Chọn mức nén có ba lựa chọn: Nhẹ (chất lượng gần như bản gốc), Trung bình (cân bằng) và Mạnh (nhỏ nhất). Với chứng từ có số tiền cần đọc rõ, nên chọn Nhẹ hoặc Trung bình, rồi xem lại dung lượng trước và sau mà công cụ hiển thị sẵn. Khi thấy thông báo Nén PDF thành công!, nhấn Tải file đã nén.
Nếu gửi bộ này cho kế toán qua Zalo hoặc email, hãy đặt mật khẩu — file có chứa họ tên, mã số thuế và thông tin khám bệnh. Dùng Khóa PDF, nhập mật khẩu, rồi ở phần Quyền hạn file PDF chọn cho phép in file PDF, cho phép chỉnh sửa nội dung hay cho phép sao chép văn bản. Thông báo Mã hóa thành công! hiện ra thì nhấn Tải file đã mã hóa. Nhớ gửi mật khẩu qua một kênh khác, đừng dán ngay vào tin nhắn Zalo.
Cuối cùng, đổi tên file thành dạng 2026_ChungTuGiamTru_TNCN_<họ tên>.pdf. Vài tháng sau, khi kỳ quyết toán đến, bạn chỉ cần tìm theo tên là ra.
Những lỗi khiến chứng từ bị loại
- Hóa đơn không đứng tên bạn hoặc người phụ thuộc: lỗi phổ biến nhất, và không sửa được sau khi đã rời quầy. Lấy hóa đơn ngay lúc thanh toán, đọc lại tên trước khi cất.
- Thiếu bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh: với khoản chi y tế, chỉ có hóa đơn là chưa đủ. Xin bảng kê ngay trong lượt khám — theo Quyết định 697/QĐ-BYT, cơ sở khám chữa bệnh phải lập cho từng người bệnh.
- Tính cả khoản đã được bảo hiểm chi trả: khoản nào đã được BHYT, BHXH, ngân sách hay nguồn tài trợ thanh toán thì không được tính đồng thời.
- Ảnh chụp mờ, thiếu mép, thiếu số tiền: chụp xong phải phóng to kiểm tra.
- Gửi một album ảnh thay vì một file: người nhận không có thời gian tự sắp xếp lại.
- Khóa mật khẩu quá sớm: file đã khóa sẽ không ghép được cũng không nén được. Khóa PDF luôn là bước cuối cùng.
- Không đánh số tên file: đến lúc cần thay một trang, bạn sẽ không biết trang đó nằm ở đâu.
Câu hỏi thường gặp
Giảm trừ chi phí y tế và giáo dục được tối đa bao nhiêu một năm?
Theo thông tin tại Công văn 47199/HAN-QLDN5 ngày 18/9/2026 của Thuế TP Hà Nội (được LuatVietnam đưa tin ngày 26/9/2026), khoản chi khám chữa bệnh tại cơ sở y tế trong nước thuộc phạm vi danh mục do bảo hiểm y tế chi trả được giảm trừ tối đa 23 triệu đồng/năm; khoản chi cho giáo dục - đào tạo tại cơ sở trong nước được giảm trừ tối đa 24 triệu đồng/năm. Đây là mức giảm trừ tổng, tính gộp cả năm.
Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh là gì và xin ở đâu?
Đây là chứng từ liệt kê chi phí của một lượt khám, chữa bệnh. Theo Quyết định 697/QĐ-BYT ngày 19/3/2026 của Bộ Y tế, cơ sở khám chữa bệnh phải lập bảng kê chi phí cho từng người bệnh để lưu hồ sơ và cung cấp cho người bệnh — nghĩa là bạn có quyền xin. Hãy xin ngay tại quầy thanh toán trong cùng lượt khám, đừng đợi cuối năm mới quay lại.
Bảng kê bản điện tử có được chấp nhận như bản giấy không?
Có, với điều kiện về chữ ký số. Công văn 47199 nêu rõ: “Bảng kê điện tử có ký số đầy đủ theo quy định thì có giá trị tương đương bản giấy”. Nhận được file PDF có sẵn chữ ký số thì đưa thẳng vào bộ chứng từ, không cần in ra rồi chụp lại. Muốn tự kiểm tra, xem Cách kiểm tra chữ ký số trên file PDF.
Chỉ có điện thoại thì làm được không?
Được. Toàn bộ sáu bước chạy trên trình duyệt, không cần cài phần mềm, không cần đăng ký tài khoản, và file không rời khỏi thiết bị của bạn. Chụp chứng từ bằng camera, chuyển sang PDF bằng Ảnh sang PDF, ghép bằng Ghép PDF — làm trên màn hình điện thoại vẫn thao tác được, chỉ cần chịu khó đặt tên file gọn vì màn hình nhỏ.
Năm nay chưa gom kịp, sang năm làm lại được không?
Được, nhưng thiệt. Chứng từ phát sinh trong năm nào thường dùng cho kỳ quyết toán của năm đó; để sót thì phải quay lại xin cơ sở y tế, cơ sở giáo dục cấp lại, mà chưa chắc họ còn lưu. Cách gọn nhất là tạo một thư mục ngay bây giờ, cứ phát sinh khoản chi thì chụp và bỏ vào đó, cuối năm chỉ việc ghép một lần.
Kết luận
Công văn 47199/HAN-QLDN5 nói rõ hai việc: được giảm trừ bao nhiêu, và cần những chứng từ gì. Phần thứ nhất bạn không quyết định được. Phần thứ hai nằm hoàn toàn trong tay bạn — và nó thường là thứ làm chậm cả quá trình, vì chứng từ không bao giờ nằm chung một chỗ.
Gom một lần theo đúng thứ tự: chụp chứng từ giấy bằng Ảnh sang PDF, nối các file bằng Ghép PDF, chỉnh thứ tự trang nếu lộn, đánh số trang để dễ đối chiếu, nén gọn trước khi gửi, và khóa mật khẩu khi bộ chứng từ có thông tin cá nhân. Làm xong một lần, những lần bổ sung sau chỉ cần thay đúng một trang.
Bắt đầu ngay tại chuyenpdf.vn/ghep-pdf — xử lý trên trình duyệt, file không rời máy của bạn.