Sáng 14/11/2026 có tên trong danh sách thi, mà bạn không thể đến
Thông báo của Trường Đại học Sư phạm Hà Nội nêu rõ: kỳ thi tiếng Anh bậc 3-5, mã lớp NLTA190, diễn ra sáng 14/11/2026, từ 07h30, tại tầng 5 nhà K, số 136 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội (thông báo gốc). Bạn sốt cao, phải đi công tác, hay nhà có việc gấp đúng ngày đó?
Trường vẫn có đường xin hoãn, nhưng cách nộp không giống những lần nộp hồ sơ khác: hồ sơ là bản scan màu, gửi qua email, và phải tới trước ngày thi. Ai cũng nghĩ "chụp điện thoại gửi luôn là xong" — tới lúc nhận lại câu trả lời "hồ sơ chưa đúng quy định" thì đã quá ngày.
Bài này đi thẳng vào ba việc: trường yêu cầu đúng những giấy tờ nào, chụp sao cho ra "scan màu" đúng nghĩa, và cách gom 3 loại giấy tờ thành một file PDF gọn gàng để gửi bằng Ảnh sang PDF ngay trên điện thoại — file không rời máy bạn.
Ba loại giấy tờ trong thông báo, đọc kỹ từng chữ
Trích nguyên văn phần hướng dẫn hoãn thi trong thông báo kỳ thi ngày 14/11/2026:
- Đơn xin hoãn thi có chữ ký viết tay scan màu (theo mẫu);
- Căn cước công dân/Căn cước/Hộ chiếu scan màu 2 mặt;
- Giấy xác nhận không thể tham gia dự thi (giấy xác nhận của cơ quan cử đi công tác; giấy xác nhận của bệnh viện, trạm y tế xã, phường… về tình trạng bệnh của bạn).
Cả ba gửi về địa chỉ thiccnn6bac@hnue.edu.vn trước ngày thi. Thông báo ghi thêm: nhà trường không chịu trách nhiệm với các yêu cầu hoãn thi gửi sau thời điểm này.
Có hai chi tiết dễ bị bỏ qua. Thứ nhất, "scan màu" là yêu cầu về màu của bản gốc, không phải về việc bạn dùng máy scan hay điện thoại. Thứ hai, đơn phải có chữ ký viết tay — ký bằng cách chèn ảnh chữ ký vào file Word rồi xuất PDF không tính là chữ ký tay.
Ngoài chuyện hoãn thi, thông báo còn chốt hai mốc khác: thí sinh kiểm tra số báo danh và phòng thi, có thắc mắc thì phản hồi về cùng địa chỉ email trước 12h00 ngày 10/11/2026; và khi vào phòng thi chỉ được mang duy nhất CCCD, không mang tài liệu, thiết bị, kể cả đồng hồ đeo tay. Đến muộn quá 15 phút sẽ không được dự thi.
Bước 1: In mẫu đơn, viết tay và ký tươi trước khi chụp
Tải mẫu đơn hoãn thi mà trường đính kèm trong thông báo, in ra giấy A4. Điền bằng bút mực xanh hoặc đen, chữ rõ, không tẩy xóa. Phần chữ ký bạn ký trực tiếp bằng bút — đây chính là "chữ ký viết tay" mà thông báo nhắc tới.
Kinh nghiệm từ các loại giấy xác nhận ở Việt Nam: giấy in từ máy in phun để lâu sẽ nhòe khi tay ẩm, còn giấy photo thì chữ ký bút bi dễ lem. Ký xong, để khô khoảng một phút rồi mới chụp.
💡 Mẹo: nếu bạn phải xin xác nhận của cơ quan hoặc trạm y tế, hãy xin một bản có dấu đỏ và chụp ngay tại chỗ. Về nhà mới phát hiện giấy mờ, quay lại xin thêm một bản mất cả buổi — mà thời hạn thì đang trôi.
Bước 2: Chụp màu, đủ sáng, không lóa — đây là phần quyết định
"Scan màu" trong yêu cầu của trường tương đương với: nhìn vào ảnh vẫn thấy màu mực chữ ký, màu con dấu, màu phôi giấy. Vì vậy tuyệt đối không chọn chế độ đen trắng, không bật bộ lọc "Document" của các app quét thường dùng — chúng tự động chuyển ảnh sang nền trắng chữ đen và làm mất màu dấu.
Cách chụp giữ được màu:
- Đặt giấy trên mặt bàn phẳng, ánh sáng ban ngày hoặc đèn bàn trắng, tránh nắng chiếu trực tiếp tạo vệt lóa.
- Điện thoại song song với tờ giấy, không nghiêng, để 4 góc giấy nằm trong khung.
- Với CCCD, chụp hai lần: mặt trước và mặt sau, mỗi mặt một ảnh riêng, đủ gần để đọc được số.
- Giữ nguyên ảnh gốc JPG/PNG, không gửi qua Zalo ở chế độ "ảnh" trước khi tạo PDF — ảnh gửi kiểu đó thường bị nén lại, chữ nhỏ và số CCCD dễ nhòe, bạn cứ thử mở đúng ảnh người nhận nhận được để kiểm chứng.
Nếu bạn đã quen các bước chụp giấy tờ, bài Scan tài liệu trên điện thoại thành file PDF đi sâu hơn vào góc chụp, ánh sáng và các lỗi hay gặp.
Bước 3: Gom ảnh thành một file PDF bằng Ảnh sang PDF
Mở Ảnh sang PDF trên trình duyệt điện thoại. Màn hình đầu tiên hiện dòng "Chụp hoặc chọn ảnh để gộp thành PDF", kèm gợi ý "hoặc nhấn để chọn ảnh từ thư viện" — chọn ảnh từ thư viện để giữ nguyên màu gốc.
Chọn ảnh theo đúng thứ tự bạn muốn người nhận đọc: đơn xin hoãn thi → CCCD mặt trước → CCCD mặt sau → giấy xác nhận. Ảnh nào lỡ sai thứ tự, dùng hai nút mũi tên trên từng ô (nhãn "Di chuyển ảnh lên trước" / "Di chuyển ảnh ra sau") để đổi chỗ, hoặc nút "Xóa tất cả" để làm lại từ đầu.
Phần "Kích thước trang" chọn A4 (210 x 297 mm) để khi trường in ra đúng khổ giấy. Phần "Chất lượng" chọn Cao (Chất lượng tốt nhất) — mục đích là để chữ ký và con dấu còn nét, giảm chất lượng ngay từ bước này là mất màu và mất nét không cứu lại được.
Bấm "Tạo PDF (N ảnh)", chờ thanh tiến trình chạy hết ("Đang xử lý ảnh … / …"), rồi bấm "Tải PDF xuống" khi thấy dòng "Tạo PDF thành công!".
Công cụ xử lý ngay trên trình duyệt và không tải file lên máy chủ, nên ảnh CCCD của bạn không đi qua một máy chủ trung gian nào. Đây là điểm nên cân nhắc khi bạn buộc phải gửi ảnh căn cước cho bất kỳ ai.
Bước 4: Nếu mỗi loại giấy đã là một file PDF riêng, gộp lại thành một
Có trường hợp bạn đã có sẵn đơn xin hoãn thi dạng PDF (ví dụ trường gửi mẫu điền trên máy), còn CCCD và giấy xác nhận lại là ảnh chụp. Khi đó bạn tạo PDF từ ảnh trước, rồi gộp cả ba file bằng Ghép PDF.
Cách làm: mở công cụ, kéo thả các file PDF vào ô "Kéo thả file PDF vào đây để ghép" (hoặc nhấn để chọn nhiều file), sắp lại thứ tự, rồi bấm tải. Khi thấy dòng "Ghép PDF thành công!", file đã sẵn sàng — bấm "Tải file đã ghép".
Vì sao phải là một file? Một email có ba tệp rời rất dễ bị người nhận bỏ sót một tệp, hoặc bị xếp lẫn trong hộp thư của phòng khảo thí đang nhận hàng chục hồ sơ mỗi ngày. Một file duy nhất, đặt tên đúng, là cách để hồ sơ của bạn không phải xin lại.
Bước 5: Đánh số trang để người đọc không bỏ sót tờ nào
Với hồ sơ 4–6 trang, thêm số trang là việc nhỏ nhưng đáng làm. Mở Đánh số trang PDF, chọn vị trí "Đầu trang hoặc cuối trang" (thường chọn cuối trang), căn "Trái, giữa hay phải", đặt "Số đầu tiên" là 1 và "Đánh số từ trang" là 1, chọn định dạng số trang đơn giản. Sau khi xử lý, màn hình báo "Đánh số trang thành công!" và có nút "Tải file đã đánh số".
Nếu ảnh chụp bị nằm ngang (rất hay xảy ra khi bạn chụp CCCD theo chiều dọc tờ giấy), xoay lại trước bằng Xoay PDF rồi mới đánh số — xoay tạm trong trình xem không lưu vào file, mở lại là về như cũ.
Bước 6: Giảm dung lượng nếu file quá nặng để gửi email
Ba ảnh chụp từ điện thoại 12MP, mỗi ảnh vài MB, cộng lại thành file PDF có thể vượt giới hạn đính kèm của hộp thư. Nếu email báo file quá lớn hoặc bị trả lại, mở Nén PDF và chọn mức "Trung bình" (Cân bằng tốt) trước; chỉ khi vẫn quá nặng mới xuống mức "Mạnh" (Kích thước nhỏ nhất) — mức mạnh có thể làm mờ nét chữ nhỏ trên CCCD.
Sau khi nén, màn hình báo "Nén PDF thành công!" kèm bảng so sánh dung lượng trước và sau, và nút "Tải file đã nén". Hãy mở lại file vừa nén, phóng to chỗ có số CCCD và chữ ký để chắc chắn vẫn đọc được trước khi gửi.
Bước 7: Đặt tên file và gửi đúng địa chỉ, đúng hạn
Thông báo chỉ nêu một địa chỉ nhận hồ sơ: thiccnn6bac@hnue.edu.vn. Đừng gửi vào email cá nhân của giảng viên hay nhóm Zalo lớp, và đừng nhờ người khác chuyển tiếp — hồ sơ hoãn thi cần đúng người, đúng hộp thư, đúng thời điểm.
Cách đặt tên file nên giúp người đọc nhận ra bạn ngay: Ho-ten_SBD_Ly-do-hoan-thi.pdf, không dấu cách, không dấu tiếng Việt. Tên kiểu IMG_20261110_0734.pdf gần như chắc chắn sẽ bị hỏi lại.
Tiêu đề email ghi rõ nội dung, ví dụ: "Xin hoãn thi tiếng Anh bậc 3-5 ngày 14/11/2026 — Họ tên — SBD …". Phần nội dung email nêu ngắn: lý do, mã lớp NLTA190, số điện thoại liên hệ. Đính kèm đúng một file PDF.
Gửi trước ngày thi, không phải sáng ngày thi. Thông báo ghi rõ nhà trường không chịu trách nhiệm với yêu cầu gửi sau thời điểm đó, nên hãy gửi sớm và lưu lại ảnh chụp màn hình thư đã gửi (có ngày giờ) để đối chiếu nếu cần.
Cuối cùng: giữ bản giấy gốc của cả ba loại giấy tờ. Bản scan chỉ là bản gửi đi, còn bản gốc có dấu đỏ và chữ ký tay vẫn là thứ duy nhất có giá trị khi bạn quay lại làm thủ tục.
Câu hỏi thường gặp
Scan màu con dấu đỏ bằng điện thoại có lên màu không?
Có, nếu bạn không bật bộ lọc chuyển ảnh sang đen trắng. Dấu đỏ là chi tiết dễ mất nhất khi quét: ánh sáng vàng của đèn trong nhà làm dấu ngả nâu, còn app quét tài liệu thường đẩy nền thành trắng tinh và xóa luôn màu dấu. Chụp dưới ánh sáng trắng, giữ ảnh gốc rồi mới gộp thành PDF bằng Ảnh sang PDF, con dấu sẽ giữ đúng màu.
Scan màu bằng điện thoại có được tính không?
Được, nếu ảnh giữ nguyên màu và đọc rõ chữ, số, dấu đỏ. Yêu cầu của trường là về chất lượng bản nộp, không quy định thiết bị. Điều cần tránh là dùng chế độ đen trắng hoặc bộ lọc tự động làm mất màu con dấu, và tránh gửi ảnh đã bị nén qua ứng dụng chat.
Em gửi ba ảnh JPG riêng thay vì file PDF được không?
Không nên. Hồ sơ hoãn thi gồm nhiều loại giấy, gửi rời từng ảnh thì người nhận dễ bỏ sót và khó sắp đúng thứ tự. Gom thành một file PDF bằng Ảnh sang PDF mất khoảng một phút, và bạn kiểm tra được toàn bộ hồ sơ trước khi bấm gửi.
File PDF nặng quá, email báo vượt dung lượng thì xử lý sao?
Giảm dung lượng bằng Nén PDF ở mức trung bình, sau đó mở lại file để kiểm tra số CCCD và chữ ký còn đọc được. Nếu vẫn quá lớn, chụp lại ảnh ở độ phân giải thấp hơn rồi tạo PDF mới, thay vì nén quá mạnh trên file đã mờ.
Đơn xin hoãn thi có cần công chứng hay chứng thực không?
Thông báo chỉ yêu cầu đơn có chữ ký viết tay scan màu, kèm CCCD scan màu hai mặt và giấy xác nhận của cơ quan hoặc cơ sở y tế. Không có yêu cầu công chứng trong văn bản này. Tuy nhiên quy định từng đợt thi có thể khác, nên nếu bạn định bổ sung giấy tờ khác thì hỏi thẳng qua email nhận hồ sơ trước khi gửi.
Quá 12h00 ngày 10/11 thì còn xin hoãn thi được không?
Mốc 12h00 ngày 10/11/2026 là hạn phản hồi về danh sách dự thi, số báo danh và phòng thi — không phải hạn nộp hồ sơ hoãn. Hồ sơ hoãn thi phải tới trước ngày thi. Hai mốc khác nhau, đừng gộp lại, và cũng đừng vì thế mà chờ tới sát ngày thi mới gửi.
Kết luận: hồ sơ hoãn thi gọn trong một file, gửi trước một ngày
Ba loại giấy tờ, một địa chỉ email, một hạn chót. Việc bạn cần làm không khó: in mẫu đơn và ký tay, chụp màu đủ sáng cho cả ba loại giấy, gom thành một file PDF đúng thứ tự, đặt tên rõ ràng và gửi trước ngày thi.
Bắt đầu từ Ảnh sang PDF để gom ảnh chụp thành một file — xử lý ngay trên trình duyệt, file không rời thiết bị của bạn, không cần cài app và không cần đăng ký. Nếu cần gộp thêm file PDF có sẵn, dùng Ghép PDF; nếu file quá nặng, dùng Nén PDF.
Và một lời nhắc nhỏ: nếu bạn đã lỡ hẹn thi vì lý do sức khỏe, hãy xin giấy xác nhận của trạm y tế xã, phường ngay trong ngày đi khám. Giấy xác nhận là mắt xích duy nhất trong bộ hồ sơ mà bạn không thể tự làm.