Cả bộ hồ sơ của ba năm cuộc đời, chỉ có một bản giấy
Nhà chị Loan ở Nghệ An vay hơn trăm triệu để em trai đi làm việc ở Nhật. Tiền đóng nhiều đợt: đợt hồ sơ, đợt học tiếng, đợt trước khi bay. Mỗi lần đóng, công ty đưa một tờ biên nhận. Em trai chị nhét hết vào cái bìa nhựa, đưa mẹ giữ. Mẹ cất trong tủ gỗ, dưới lớp áo, chỗ mà cả nhà đều biết là "chỗ giấy tờ quan trọng".
Đến lúc phát sinh chuyện cần đối chiếu — một khoản phí không giống như đã thỏa thuận — thì bìa nhựa bị nước mưa tạt qua đêm hôm bão, ba tờ biên nhận nhòe hết chữ. Còn bản hợp đồng thì nhà chỉ có bản photo, mà bản photo lại đang ở chỗ người quen mang đi hỏi giúp.
Đi làm việc ở nước ngoài là quyết định lớn nhất của rất nhiều gia đình Việt: vay tiền, thế chấp, đặt cả tương lai vào một bộ giấy tờ. Vậy mà bộ giấy tờ ấy thường chỉ tồn tại một bản duy nhất, bằng giấy, nằm trong tủ ở quê hoặc trong cặp của công ty phái cử.
Bài này không bàn nên đi nước nào, nên chọn công ty nào — chuyện đó bạn phải tự tìm hiểu và đối chiếu ở kênh chính thức. Bài này chỉ giải quyết một việc rất cụ thể: biến bộ hồ sơ giấy thành file PDF, khóa lại cho an toàn, và để lại một bản cho gia đình. Làm được trong một buổi tối, không tốn đồng nào.
Bắt đầu bằng Ảnh sang PDF để chụp giấy tờ thành PDF, rồi Ghép PDF gộp thành từng bộ theo chủ đề.
Những giấy tờ nên số hóa ngay — trước cả khi bay
Danh sách hồ sơ cụ thể tùy chương trình, tùy nước, tùy đơn hàng, và tùy thời điểm — cái đúng luôn là danh sách mà bên tiếp nhận đưa cho bạn. Nhưng nhìn từ chuyện "sau này cần đến bản nào", những thứ đáng số hóa nhất là:
Nhóm giấy tờ cá nhân
- Hộ chiếu — trang có ảnh và thông tin
- CCCD hai mặt
- Sơ yếu lý lịch đã có xác nhận của UBND xã/phường
- Giấy khám sức khỏe tại cơ sở được chỉ định
- Bằng cấp, chứng chỉ nghề, chứng chỉ tiếng
- Giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình nếu được yêu cầu
Nhóm quan trọng nhất mà hay bị coi nhẹ
- Hợp đồng giữa bạn và bên đưa đi làm việc — toàn bộ các trang, kể cả phụ lục
- Toàn bộ biên nhận, hóa đơn của từng khoản đã đóng, ghi rõ ngày và số tiền
- Giấy tờ về khoản vay: hợp đồng vay, giấy tờ thế chấp
- Thông tin liên hệ của công ty và của người phụ trách hồ sơ bạn
- Bản chụp visa và các giấy tờ nhập cảnh sau khi có
Nhóm thứ hai chính là nhóm quyết định khi có tranh chấp. Tiền đã đóng mà không có biên nhận, hoặc biên nhận nhòe chữ, thì rất khó nói chuyện. Chuyện này nghe thì hiển nhiên, nhưng khi đang trong guồng "chạy đua với hạn chót" của việc học tiếng và chờ bay, hầu như không ai ngồi lại sắp xếp giấy tờ.
Làm bộ hồ sơ điện tử — 5 bước trong một buổi tối
Bước 1: Chụp từng tờ cho rõ, kể cả tờ tưởng như không quan trọng
Trải giấy lên mặt bàn tối màu, chụp dưới ánh đèn đều, tắt flash. Điện thoại giữ song song mặt giấy, chụp thẳng, lấy đủ bốn góc.
Ba nguyên tắc:
- Chụp cả mặt sau nếu mặt sau có chữ, có dấu, có chữ ký.
- Chụp cả tờ biên nhận bé nhất. Tờ biên nhận hai trăm nghìn cũng chụp. Sau này khi cộng lại các khoản, chính những tờ nhỏ này làm nên con số.
- Chụp cả các trang phụ lục hợp đồng. Rất nhiều điều khoản về tiền lương, thời gian làm việc, chi phí về nước nằm ở phụ lục.
Chụp xong, tự đọc lại trên màn hình. Đọc không ra chữ thì chụp lại — chỉ mất mười giây.
Bước 2: Đưa từng nhóm giấy tờ về file PDF
Mở Ảnh sang PDF. Chọn ảnh cùng một loại giấy tờ, trong khu "Cài đặt PDF" chọn "Kích thước trang" là A4 cho giấy A4, chọn "Theo kích thước ảnh" cho thẻ và biên nhận nhỏ. "Chất lượng" để mức "Cân bằng".
Thứ tự sai thì bấm "Di chuyển ảnh lên trước", "Di chuyển ảnh ra sau". Thấy "Tạo PDF thành công!" thì tải về và đặt tên rõ ràng:
01-ho-chieu.pdf02-cccd.pdf03-so-yeu-ly-lich.pdf04-kham-suc-khoe.pdf05-bang-chung-chi.pdf06-hop-dong.pdf07-bien-nhan-dong-phi.pdf
Số ở đầu tên file để chúng tự sắp thứ tự trong thư mục. Nhỏ thôi nhưng khi tìm gấp thì thấy khác ngay.
Bước 3: Gộp thành ba bộ, không gộp thành một bộ
Nhiều người gộp tất cả thành một file duy nhất rồi thấy bất tiện: mỗi lần cần một trang lại phải mở cả file trăm trang. Cách hay hơn là gộp thành ba bộ theo mục đích sử dụng, bằng Ghép PDF:
Bộ A — Hồ sơ cá nhân (hộ chiếu, CCCD, sơ yếu lý lịch, khám sức khỏe, bằng cấp): dùng để nộp khi được yêu cầu bổ sung.
Bộ B — Hồ sơ pháp lý và tiền bạc (hợp đồng đầy đủ, phụ lục, toàn bộ biên nhận, giấy tờ vay): đây là bộ quan trọng nhất, đừng gửi cho ai ngoài gia đình và người bạn thật sự tin.
Bộ C — Bộ mang theo người (bản chụp hộ chiếu, visa, hợp đồng, thông tin liên hệ khẩn cấp, số điện thoại người thân): bộ này để trong điện thoại và trên đám mây, để khi ở nước ngoài mà mất giấy tờ thì có ngay bản chụp.
Mỗi lần ghép xong, trang hiện "Ghép PDF thành công!" và nút "Tải file đã ghép". Còn giấy tờ phát sinh về sau — visa, giấy tờ nhập cảnh, hợp đồng lao động ký ở nước sở tại — thì bấm "Ghép file khác" để bổ sung vào bộ tương ứng.
Bước 4: Khóa mật khẩu bộ hồ sơ quan trọng
Bộ B chứa hợp đồng, số tiền, thông tin vay nợ, giấy tờ tùy thân. Nếu để trơn trên đám mây hoặc trong máy, chỉ cần mất điện thoại là toàn bộ nằm trong tay người khác.
Mở Khóa PDF, đặt mật khẩu mở file. Trong khu "Quyền hạn file PDF", tắt "Cho phép sao chép văn bản" và "Cho phép chỉnh sửa nội dung". Thấy "Mã hóa thành công!" thì bấm "Tải file đã mã hóa".
Mật khẩu nên là thứ cả gia đình nhớ được mà người ngoài không đoán ra — đừng dùng ngày sinh, đừng dùng số điện thoại. Và quan trọng: nói mật khẩu cho ít nhất một người ở nhà, bằng lời, đừng nhắn tin cùng chỗ với file. Bố mẹ ở quê không quen mật khẩu thì viết ra giấy, cất riêng khỏi chỗ để giấy tờ.
Nếu về sau nhận được file đã khóa mà bạn có mật khẩu, cần bỏ khóa để in hoặc nộp thì dùng Mở khóa PDF — thấy "Mở khóa thành công!" thì bấm "Tải file đã mở khóa".
Bước 5: Nén và lưu ở ba nơi
Ảnh chụp nhiều trang thì file rất nặng, gửi Zalo hay email hay bị chặn — nhiều nơi từ chối file quá 25 MB, mà mạng ở quê buổi tối cũng không mạnh.
Mở Nén PDF, sau dòng "Đang phân tích loại PDF..." chọn mức "Trung bình" ở khu "Chọn mức nén". Thấy "Nén PDF thành công!" thì mở lại kiểm tra: còn đọc rõ số tiền trên biên nhận, còn đọc rõ điều khoản hợp đồng là được.
Rồi lưu ở ba nơi khác nhau, đây là phần nhiều người bỏ qua nhất:
- Trong điện thoại của bạn.
- Trên đám mây — Google Drive là dễ nhất, hoặc gửi vào nhóm Zalo gia đình.
- Trong máy hoặc điện thoại của một người ở nhà — mẹ, anh chị, người bạn tin cậy.
Vì sao ba nơi? Vì điện thoại có thể mất, tài khoản đám mây có thể quên mật khẩu, và khi bạn đang ở nước ngoài thì người ở nhà mới là người đi hỏi giúp bạn được. Nghe hơi cẩn thận quá, nhưng gia đình đã vay cả trăm triệu thì cẩn thận thêm một buổi tối chẳng phải là nhiều.
Đọc hợp đồng bằng tiếng Nhật, tiếng Hàn mà không biết chữ nào
Chuyện rất thật: nhiều bản hợp đồng, thông báo, giấy hướng dẫn bạn nhận được là bản scan tiếng nước ngoài. Bạn muốn hiểu nội dung nhưng không copy được chữ ra để dịch, vì file chỉ là ảnh.
Cách làm: mở Nhận dạng văn bản (OCR), thả file vào. Công cụ "Hỗ trợ tiếng Việt, tiếng Anh và tự động phát hiện", chọn ngôn ngữ ở khu "Ngôn ngữ" rồi chạy. Ở khu "Kết quả OCR" bấm "Sao chép" để lấy phần chữ, dán vào công cụ dịch mà bạn quen dùng.
Hai điều phải nói rõ:
- Kết quả nhận dạng chữ không phải bản dịch chính thức và có thể sai sót, nhất là với chữ viết tay hoặc bản scan mờ. Dùng để hiểu đại ý, để biết mình cần hỏi lại chỗ nào.
- Với các điều khoản về tiền lương, thời hạn, chi phí, đừng bao giờ chỉ dựa vào bản dịch máy. Hãy yêu cầu bên đưa đi làm việc giải thích bằng tiếng Việt và cung cấp bản tiếng Việt của hợp đồng. Đó là quyền của bạn, và người làm ăn đàng hoàng sẽ không thấy khó chịu vì câu hỏi đó.
Nếu hợp đồng dày mà bạn chỉ cần đưa vài trang cho người nhà xem, dùng Tách PDF: chọn "Tách theo khoảng trang", điền số trang vào khu "Khoảng trang", tải về khi thấy "Tách PDF thành công!".
Vài điều nên tự kiểm tra, ngoài chuyện file
Phần này không liên quan đến PDF nhưng dính sát tới tiền của gia đình bạn, nên xin nói thẳng:
- Kiểm tra công ty có giấy phép hay không ở cổng thông tin chính thức của cơ quan quản lý nhà nước về lao động, đừng chỉ tin lời người giới thiệu hay tờ rơi.
- Mọi khoản tiền đều phải có biên nhận ghi rõ nội dung, số tiền, ngày, có dấu và chữ ký. Đóng tiền mà nhận lại một tin nhắn Zalo thì không phải biên nhận.
- Đừng đóng tiền cho cá nhân vào tài khoản cá nhân khi chưa rõ vai trò của người đó.
- Đọc kỹ phần chi phí về nước trước hạn — đây là chỗ nhiều người chỉ đọc khi đã cần về.
- Giữ liên lạc với gia đình theo lịch cố định. Nghe không liên quan, nhưng khi có chuyện, người ở nhà biết sớm thì xử lý sớm.
Và một chi tiết về file: các công cụ ở đây đều xử lý ngay trong máy bạn, trên trang nào cũng ghi "File không bao giờ tải lên máy chủ" và "Xử lý ngay trên trình duyệt". Hồ sơ có hộ chiếu, hợp đồng, thông tin vay nợ thì không nên đi qua máy chủ của ai, cũng không nên nhờ tiệm net làm hộ.
Câu hỏi thường gặp
Công ty giữ bản gốc, tôi chỉ có bản photo thì chụp có ý nghĩa gì?
Rất có ý nghĩa. Bản chụp của bản photo vẫn cho bạn biết nội dung, ngày tháng, con số — đủ để đối chiếu và để hỏi lại khi có gì không khớp. Ngoài ra, bạn có quyền đề nghị được giữ một bản hợp đồng; hãy đề nghị rõ ràng ngay từ đầu, đừng chờ đến lúc cần.
Bố mẹ ở quê không biết dùng Google Drive thì lưu bản dự phòng thế nào?
Cách đơn giản nhất: tạo một nhóm Zalo chỉ có bạn và bố mẹ, gửi các file vào đó rồi ghim tin nhắn lại. Zalo giữ file giúp bạn, mà bố mẹ chỉ cần mở đúng cái nhóm đã ghim. Ngoài ra hãy in một bản giấy của bộ B, cất ở nhà, riêng khỏi bản gốc.
File đã khóa mật khẩu mà quên mật khẩu thì sao?
Không có cách lấy lại. Đây là lý do phải cho ít nhất một người trong gia đình biết mật khẩu, và ghi ra giấy cất ở nơi riêng. Nếu vẫn còn ảnh chụp gốc thì làm lại file mới, nên đừng xóa ảnh gốc quá sớm.
Đang ở nước ngoài mà cần bổ sung một giấy tờ ở quê thì làm sao?
Nhờ người nhà chụp giấy tờ theo mẹo ở Bước 1, gửi ảnh qua Zalo cho bạn. Bạn dùng Ảnh sang PDF và Ghép PDF để ra file hoàn chỉnh, rồi nộp cho bên yêu cầu. Cả quá trình làm trên điện thoại, không cần ai ra tiệm.
Có nên gửi hồ sơ đầy đủ cho người giới thiệu, cho "cò" không?
Không. Bộ hồ sơ đầy đủ chỉ nộp cho bên tiếp nhận chính thức, theo danh mục họ yêu cầu. Với người trung gian, chỉ đưa những gì thật sự cần, và nên đóng dấu mờ ghi rõ mục đích bằng Thêm hình mờ vào PDF trước khi gửi.
Một buổi tối để yên tâm suốt mấy năm
Trước ngày bay, ai cũng bận: học tiếng, khám sức khỏe, chào họ hàng, mua sắm. Nhưng hãy dành một buổi tối cho việc này:
- Chụp toàn bộ giấy tờ, kể cả tờ biên nhận nhỏ nhất.
- Ảnh sang PDF từng loại, rồi Ghép PDF thành ba bộ A, B, C.
- Khóa PDF bộ quan trọng, Nén PDF cho nhẹ, lưu ở ba nơi.
- Nói mật khẩu cho một người ở nhà, và in một bản giấy dự phòng.
Xong rồi thì cái bìa nhựa trong tủ gỗ ở quê không còn là bản duy nhất nữa. Có mưa bão, có mất mát, có tranh chấp — bạn vẫn còn đủ giấy tờ trong tay. Đi làm xa vốn đã nhiều thứ phải lo, đừng để chuyện giấy tờ thành nỗi lo thứ mấy chục.