10 ngày làm việc sau khi ký hợp đồng là hạn cuối, và bộ giấy tờ chỉ gồm hai thứ
Theo Công an tỉnh Quảng Ngãi (06/11/2026), Chính phủ đã ban hành Nghị định 371/2026/NĐ-CP về tuyển dụng và quản lý lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài, có hiệu lực từ ngày 15/11/2026 (bài gốc).
Điểm đáng chú ý nhất với người đi làm nằm ở nghĩa vụ kép trong cùng một mốc thời gian. Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng lao động, tổ chức nước ngoài phải báo cho cơ quan quản lý họ tên, số định danh cá nhân, vị trí công việc và thời điểm bắt đầu làm việc của bạn. Cũng trong 10 ngày làm việc đó, chính bạn phải nộp hồ sơ quản lý gồm phiếu thông tin cá nhân và bản sao hợp đồng lao động đã ký. Việc quản lý chỉ được xác lập sau khi cơ quan quản lý xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ.
Nói cách khác: ký xong hợp đồng chưa phải là xong. Bạn còn một cửa sổ mười ngày làm việc để biến hai tờ giấy rời — một phiếu thông tin do bên tuyển dụng gửi, một bản hợp đồng vừa ký — thành hồ sơ nộp được, đọc được, và lưu lại được.
Nhóm chịu ảnh hưởng không hẹp: người Việt làm trợ lý dự án, kế toán, lễ tân, thông dịch, tài xế, nhân viên truyền thông cho cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, văn phòng đại diện tổ chức quốc tế, văn phòng thường trú cơ quan thông tấn báo chí nước ngoài, hoặc tổ chức phi chính phủ nước ngoài đã được cấp đăng ký tại Việt Nam. Ở Hà Nội và TP.HCM, đây là nhóm thường xuyên nhận email kiểu "gửi lại bản scan trong hôm nay nhé".
Và đúng là ở đó hay hỏng. Bản scan chụp vội bằng điện thoại, hai mặt hợp đồng lẫn lộn thứ tự, phiếu thông tin ký xong chụp nghiêng, tệp gửi đi nặng quá mức email cho phép. Bên nhận phải hỏi lại, mốc mười ngày làm việc cứ thế trôi.
Bộ PDF cần những trang nào, và xếp theo thứ tự ra sao?
Bộ hồ sơ tối thiểu gồm ba nhóm trang, xếp đúng thứ tự này là bên nhận đọc một lượt không phải hỏi lại: phiếu thông tin cá nhân đã ký trước, bản sao hợp đồng lao động đã ký ngay sau, rồi tới căn cước nếu bên tuyển dụng yêu cầu đối chiếu số định danh.
Mẫu phiếu thông tin cá nhân không có một khuôn chung. Mỗi tổ chức, mỗi văn phòng đại diện dùng một mẫu riêng, có nơi là tệp Word gửi qua email, có nơi là bản giấy phát tại phòng nhân sự. Nguyên tắc duy nhất: dùng đúng mẫu bên tuyển dụng gửi, không tự soạn mẫu khác, không đổi thứ tự dòng. Cùng lắm thì hỏi lại người phụ trách xem mẫu nào là bản đang dùng.
Với bản sao hợp đồng: chỉ scan bản đã có đủ chữ ký hai bên, không scan bản nháp. Nếu hợp đồng có phụ lục hoặc bản mô tả công việc đi kèm, xếp phụ lục ngay sau trang ký chính, đừng để cuối bộ.
Bắt đầu bằng việc chụp giấy tờ thành PDF ngay trên điện thoại.
Bước 1: Tạo bản scan hợp đồng lao động và phiếu, mỗi thứ một tệp riêng
Mở công cụ Ảnh sang PDF trên trình duyệt điện thoại. Vùng tải lên hiện dòng "Chụp hoặc chọn ảnh để gộp thành PDF", bên dưới là "hoặc nhấn để chọn ảnh từ thư viện".
Chụp từng trang một, kể cả mặt sau của hợp đồng nếu có nội dung. Đặt tờ giấy trên mặt bàn phẳng, đủ sáng, tắt đèn flash, canh mép giấy song song với khung hình. Ảnh nghiêng thì lúc in ra người đọc phải xoay cổ — hồ sơ kiểu đó luôn bị trả lại.
Khi đã chọn đủ ảnh, nút bấm hiện số ảnh cụ thể, ví dụ "Tạo PDF (2 ảnh)". Bấm vào, chờ dòng "Tạo PDF thành công!" rồi bấm "Tải PDF xuống". Nếu một trang bị chụp ngược, dùng nút "Di chuyển ảnh lên trước" hoặc "Di chuyển ảnh ra sau" để sắp lại đúng thứ tự trước khi tạo.
Nên làm hai lần riêng: một tệp cho phiếu thông tin (thường 1–2 trang), một tệp cho hợp đồng (thường 2–4 trang). Tách riêng từ đầu sẽ dễ sửa về sau, khi chỉ một trong hai tệp bị mờ.
Bước 2: Ghép thành một tệp duy nhất, đúng thứ tự nộp
Mở Ghép PDF. Vùng tải lên ghi "Kéo thả file PDF vào đây để ghép", bên dưới là "hoặc nhấn để chọn nhiều file PDF cần gộp". Chọn cả hai tệp vừa tạo, thêm tệp căn cước nếu bên nhận yêu cầu.
Danh sách hiện ra dưới tiêu đề "File đã chọn (2)". Kéo thả để đổi vị trí, hoặc dùng mũi tên "Di chuyển lên" / "Di chuyển xuống". Thứ tự đúng: phiếu thông tin cá nhân → hợp đồng lao động → phụ lục → căn cước.
Bấm "Ghép 2 file PDF", chờ "Ghép PDF thành công!" rồi bấm "Tải file đã ghép". Toàn bộ thao tác chạy ngay trên trình duyệt, tệp không được tải lên máy chủ nào — điều này không thừa với một bộ hồ sơ có số định danh và mức lương.
Nếu công cụ báo không ghép được vì tệp đang bị khóa mật khẩu, mở khóa trước bằng Mở khóa PDF rồi ghép lại.
Bước 3: Nén vừa đủ để email nhận, không làm mất nét chữ ký
Một hợp đồng bốn trang chụp bằng điện thoại đời mới rất dễ vượt ngưỡng 25MB — mức Gmail chặn tệp đính kèm và cũng là mức Zalo từ chối khi gửi. Bộ hồ sơ nhân sự lại cần nhìn rõ chữ ký và con dấu, nên đừng nén quá tay.
Mở Nén PDF: vùng tải lên ghi "Nén file PDF nhỏ lại để gửi Zalo, email". Ở mục chọn mức nén có ba lựa chọn — Nhẹ (chất lượng cao), Trung bình (cân bằng tốt), Mạnh (kích thước nhỏ nhất). Với hồ sơ có chữ ký tay, chọn Nhẹ hoặc Trung bình. Chỉ chọn Mạnh khi bên nhận yêu cầu rõ một mức dung lượng cụ thể.
Kết quả hiện "Nén PDF thành công!" kèm dòng "Kích thước giảm x%" và bảng so sánh trước/sau. Mở lại tệp vừa nén, phóng to chỗ chữ ký để chắc chắn nét bút vẫn còn nhìn được. Nếu tệp đã là bản scan ảnh, công cụ sẽ nhắc rằng tệp này xử lý theo hình ảnh — khi đó nên giữ mức nhẹ.
Bước 4: Che thông tin trên file PDF trước khi khóa bằng mật khẩu
Bộ hồ sơ này chứa số định danh, địa chỉ, mức lương. Gửi qua Zalo cho người phụ trách nhân sự thì tiện, nhưng nếu tài khoản của một trong hai bên bị chiếm, toàn bộ ảnh trong khung chat cũng đi theo. Vì vậy trước khi bấm gửi, làm hai việc.
Việc thứ nhất: che những ô không phục vụ mục đích nộp hồ sơ. Mở Che thông tin PDF, vùng tải lên ghi "Kéo file PDF vào đây để che thông tin". Công cụ xóa hẳn phần chữ nằm trong vùng bạn chọn khỏi dữ liệu tệp — không hoàn tác được, nên hãy chắc chắn trước khi bấm. Ví dụ thực tế: che số tài khoản ngân hàng in kèm trong phụ lục nếu bên nhận không cần, che số điện thoại cá nhân, che phần ghi chú nội bộ không liên quan.
Việc thứ hai: khóa tệp bằng mật khẩu. Mở Khóa PDF, kéo tệp vào vùng "Kéo file PDF vào đây để mã hóa", nhập mật khẩu từ 8 ký tự trở lên gồm chữ và số, nhập lại lần nữa. Công cụ mã hóa AES-256, hiện "Mã hóa thành công!" rồi bấm "Tải file đã mã hóa".
Trang công cụ ghi rõ: "Mật khẩu phải có ít nhất 4 ký tự. Hãy ghi nhớ mật khẩu vì không thể khôi phục." Mất mật khẩu là mất luôn bộ hồ sơ — hãy gửi mật khẩu qua một kênh khác với kênh gửi tệp, ví dụ gửi tệp qua email và nhắn mật khẩu qua Zalo, hoặc ngược lại.
Mẹo: nếu tệp còn metadata như tên máy tính, tên người tạo bản nháp, dùng thêm Xóa metadata PDF trước khi gửi. Những thông tin đó không ai đọc trên màn hình nhưng vẫn nằm trong tệp.
Bước 5: Kiểm tra bốn điểm rồi mới bấm gửi
Bốn điểm này quyết định hồ sơ có được tiếp nhận ngay lần đầu hay bị hỏi lại:
- Số định danh cá nhân trên phiếu khớp với thẻ căn cước, đừng lấy số CMND 9 số trên giấy tờ cũ điền vào, và đừng bỏ số 0 ở đầu.
- Hợp đồng có đủ chữ ký hai bên và ngày ký. Ngày ký chính là mốc bắt đầu tính 10 ngày làm việc.
- Tệp mở được bằng ứng dụng đọc PDF thông thường, không phải tệp nặng tới mức điện thoại của người nhận đứng hình.
- Tên tệp đọc ra là hiểu, ví dụ
PhieuTT_TenBan_HopDong_2026.pdf, chứ không phảiscan_0012.pdf.
Gửi xong, lưu lại một bản trong thư mục riêng trên máy hoặc Google Drive. Khi chấm dứt hợp đồng, cơ quan quản lý cấp văn bản xác nhận và hoàn trả hồ sơ cho bạn trong 3 ngày làm việc — có bản lưu trong tay, bạn đối chiếu được ngay, không phải đi hỏi lại từ đầu.
Nếu bạn là người phía tổ chức thì sao?
Nghị định đặt nghĩa vụ song song. Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng, tổ chức phải báo cho cơ quan quản lý họ tên, số định danh cá nhân, vị trí công việc và thời điểm bắt đầu làm việc của người lao động. Khi tuyển dụng, tổ chức cũng phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan quản lý có thẩm quyền, nêu rõ vị trí và số lượng, đồng thời đăng tin trên Sàn giao dịch việc làm quốc gia hoặc cổng thông tin việc làm hợp pháp khác.
Với bộ phận hành chính – nhân sự làm việc ở đây, cách gọn nhất là chuẩn hóa ngay từ lúc ký: một mẫu phiếu thông tin cá nhân duy nhất, một thư mục lưu bản scan theo từng nhân sự, và một câu nhắc trong email chào việc ghi rõ hạn nộp nội bộ sớm hơn mốc 10 ngày làm việc ít nhất hai ngày.
Nếu bạn đang xử lý hồ sơ lao động nước ngoài theo chiều ngược lại — người nước ngoài xin giấy phép lao động tại Việt Nam — quy trình giấy tờ khác hẳn, đọc thêm bài hồ sơ giấy phép lao động cho người nước ngoài. Còn khi hợp đồng được ký điện tử, xem chuẩn bị file PDF cho hợp đồng lao động điện tử để biết phần nào cần bản ký tươi.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu thông tin cá nhân nộp bản gốc hay bản scan?
Bản scan. Nghị định yêu cầu nộp phiếu thông tin cá nhân và bản sao hợp đồng lao động đã ký, nên bản scan có chữ ký là đủ để nộp. Bản gốc bạn giữ lại, vì khi chấm dứt hợp đồng hồ sơ sẽ được hoàn trả và bạn cần đối chiếu.
10 ngày làm việc tính từ ngày nào?
Từ ngày ký hợp đồng lao động, không phải ngày bắt đầu đi làm. Hai mốc này thường lệch nhau vài ngày, nhất là khi bạn ký trước rồi mới nhận việc. Hãy tính ngược từ ngày ký trên trang cuối hợp đồng.
Phiếu thông tin cá nhân lấy ở đâu?
Do bên tuyển dụng gửi. Mỗi tổ chức, mỗi văn phòng đại diện dùng mẫu riêng nên không có mẫu chung áp cho tất cả. Nếu chưa nhận được, hỏi trực tiếp người phụ trách nhân sự thay vì tải một mẫu trên mạng rồi điền — mẫu sai sẽ bị trả lại và mất thêm một vòng.
Có nên gửi ảnh chụp thay vì file PDF?
Không nên, và thường là không được. Ảnh rời gửi qua Zalo bị nén lại, chữ ký nhoè, thứ tự trang lộn, người nhận phải mở từng tấm. Một tệp PDF gộp sẵn đúng thứ tự giúp bên nhận lưu trữ và đối chiếu về sau, cũng là cách bạn chứng minh mình đã nộp đúng hạn.
Bản sao hợp đồng cần sao y bản chính hay chỉ cần scan?
Hỏi lại bên tuyển dụng trước khi làm. Nghị định chỉ nêu "bản sao hợp đồng lao động đã ký", còn mỗi tổ chức áp một cách: có nơi nhận bản scan gửi email, có nơi đòi bản sao y có xác nhận. Làm bản scan trước, nếu họ cần sao y thì bạn đã có tệp sẵn để in ra.
Che thông tin trên phiếu có làm hồ sơ mất giá trị?
Không, miễn là không che phần bắt buộc. Che phần không phục vụ mục đích quản lý lao động như số tài khoản, số điện thoại cá nhân, ghi chú nội bộ. Tuyệt đối không che họ tên, ngày sinh, số định danh, vị trí công việc và chữ ký — đó là những ô bên nhận phải đọc.
Kết luận: mười ngày làm việc, chuẩn bị một buổi tối là đủ
Nghị định 371/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 15/11/2026, và điều nó đòi ở phía người lao động rất cụ thể: một phiếu thông tin cá nhân, một bản sao hợp đồng đã ký, nộp trong 10 ngày làm việc. Không khó, nhưng dễ trượt nếu để tới ngày cuối mới lo.
Trình tự gọn nhất: chụp phiếu và hợp đồng thành PDF bằng Ảnh sang PDF, ghép đúng thứ tự bằng Ghép PDF, nén vừa đủ bằng Nén PDF, khóa lại bằng Khóa PDF rồi gửi. Tất cả chạy trên trình duyệt, hồ sơ không rời khỏi máy bạn.
Làm một lần cho đúng, bạn có luôn bộ hồ sơ chuẩn để dùng cho lần gia hạn hợp đồng sau.